Veelgestelde vragen

‘Archiving by ​design’ houdt in dat tijdens de ontwerpfase van een informatiesysteem en processen bewust wordt nagedacht over de levenscyclus en stroom van informatie binnen dit systeem. Dit principe hanteren zorgt ervoor dat jouw informatie:
- Gemakkelijker vindbaar en beschikbaar is.
- Beter leesbaar en interpreteerbaar is.
- Meer betrouwbaar en toekomstbestendig is.

Kortom, duurzaam en toegankelijk.

Wij werken met 4 principes rond informatiebeheer:

• Levenscyclusbeheer: men weet wat er met een stuk/document moet gebeuren vóór het ontstaat of ontvangen wordt

• Het informatiebeheer wordt gestructureerd op basis van werkprocessen (niet op basis van het organigram)

• Unieke en volledige dossiers: een dossier wordt bewaard op 1 plaats (ook de hybride dossiers) en kan op 1 plaats worden teruggevonden

• Maximaal informatiedelen (behalve voor bedrijfskritische en persoonsgebonden informatie): iedereen die aan hetzelfde project werkt, heeft toegang tot de informatie

De procedures die we opmaken zijn:

• Procedure voor opmaak en bewaren van informatie

• Procedure voor overdragen van informatie

• Procedure voor vernietigen van informatie

Een systeem moet in staat zijn om:

• Informatieclassificatie te beheren (informatieveiligheid; rechten en autorisaties)

• Meerdere versies van hetzelfde document te beheren (meest actuele informatie)

• Gelijktijdig aan hetzelfde document kunnen werken, zonder het risico op informatieverlies. Mensen op een meer efficiënte manier laten samenwerken.

• De informatiesilo’s weg te werken

• Metadata toe te kennen aan dossiers en documenten

• Bewaartermijnen te definiëren

• Koppelingen kunnen maken

Via een quick scan bepalen we hoever een organisatie staat met haar informatiebeheer. De quick scan geeft ook aanbevelingen en maakt een prioriteit van de te behandelen punten.

We verwijzen hierbij naar de 4 principes van informatiebeheer en:

• Het beheer moet gedragen (adoptie en adaptatie) worden door alle medewerkers van de organisatie.

• Het beheer moet rekening houden met change management.

Door o.a. de volgende aspecten:

• Nazicht van handleidingen, procedures en categorieën van documenten/dossiers

• Nazicht van de visie, strategie en governance digitaal beheer

• Procesanalyse