Maak van informatiebeheer de accelerator van jouw digitale transformatie
Wat is informatiebeheer?
Vaak worstelen organisaties om de transformatie van papieren naar digitaal informatiebeheer vlot te laten verlopen. Daarnaast heeft de explosieve toename van diverse soorten informatie een impact op alle processen binnen de werkorganisatie.
Structuur aanbrengen in je informatie, zowel online als offline, verhoogt de vindbaarheid en vergemakkelijkt daarmee het werk binnen je bedrijf of bestuur. Naast tijd en energie kan het je ook heel wat geld besparen of opleveren, bijvoorbeeld als de bewijslast niet verloren is gegaan in de berg aan informatie.
Informatiebeheer betekent het stroomlijnen en structureren van deze informatie vanuit een holistische en IT-agnostische benadering, vanaf de creatie tot de eventuele vernietiging. Een doeltreffend informatiebeheersplan is een essentieel onderdeel van een goede organisatiebeheersing.
Zeticon biedt cruciale ondersteuning op maat van jouw organisatie.
Stel je jezelf ook de volgende vragen?
- Welke regels moet ik meegeven bij het ontstaan van informatie?
- Hoe breng ik algemeen mijn procesgebonden informatie in kaart?
- Hoe kan ik mijn digitale informatie zo geautomatiseerd mogelijk archiveren en vernietigen?
- Wanneer en hoe zetten we Teams, SharePoint en OneDrive For business in?
- Wat is het beleid rond e-mail?
Dan ben je hoogstwaarschijnlijk op zoek naar een goede manier om vorm te geven aan het informatiebeheer van jouw organisatie.
Voor wie is een traject informatiebeheer?
Een traject informatiebeheer is er voor de organisatie die:
- Beseft dat ze vastlopen in het organiseren en structureren van hun informatie
- Inzicht wil krijgen in de eigen werk-, informatie- en databeheersprocessen
- De digitale (en fysieke) documentenstroom onder controle wil krijgen
- Informatieveiligheid (GDPR…) op een doeltreffende manier wil waarborgen
- Informatie maximaal wil delen en toegankelijk maken aan de hand van de juiste software
- Een futureproof archiveringsbeleid wil voeren
De 4 principes van goed informatiebeheer
Om een efficiënt informatie-en archiefbeheer te realiseren binnen je organisatie, gaan we uit van verschillende basisprincipes en basisvoorwaarden.
- Levenscyclusbeheer of archiving by design
- Informatiestructuur op basis van werkprocessen
- Unieke dossiers
- Maximaal informatiedelen
Levenscyclus/ Archiving by design
In kaart brengen wat er met de procesgebonden informatie zal gebeuren. Archiveren vereist dat werkprocessen en de daarbij gebruikte informatiesystemen daarop ingericht worden.
Unieke dossiers
Unieke dossiers zijn volledig (bevatten alle informatie), kwalitatief (bevatten de juiste documenten), goed gestructureerd (overzichtelijk geordend met een werkproces afgestemde structuur).
Informatiestructuur gebaseerd op werkprocessen
Door de informatiestructuur goed te structureren op basis van processen (en hun onderdelen) kunnen de gebruikers snel de juiste documenten vinden.
Maximaal informatiedelen
Dit betekent dat personeelsleden een zo ruim mogelijke toegang tot dossiers moeten krijgen. Uiteraard houden we hier altijd altijd rekening met beperkingen voor bedrijfskritische en privacygevoelige informatie.
De 4 I's van informatiebeheer
Een informatiebeheerplan op maat van jouw organisatie
Fase 1: Investigate
We onderzoeken de huidige situatie van jouw organisatie aan de hand van onder andere desktop research, workshops en individuele gesprekken. Na een grondige analyse wordt een assessment report/projectfiche opgesteld.
Fase 2: Invent
We stellen een implementatieplan en vervolgens ook de beleidsnota op om zo gericht mogelijk te kunnen werken aan de to-be situatie.
Fase 3: Induce
Het implementatieplan wordt in de praktijk omgezet. De configuratie van de nodige technologie wordt gecoördineerd (indien vereist).
Fase 4: Immunize
We volgen de situatie op zodat de nieuwe manier van werken gedragen wordt door de organisatie.
Resultaten
Na het succesvol volgen van onze traject informatiebeheer, weet je het volgende:
Betere herkenning
Je weet exact welke documenten waardevol zijn voor jouw organisatie.
Meer structuur en inzicht
Systematische registratie en ordening van al jouw documenten en dossiers zorgt voor meer inzicht in wie wat bewaart en op welke locatie dit wordt bewaard.
Meer toegankelijkheid
Stukken/dossiers/assets kunnen snel teruggevonden en geraadpleegd worden door elke andere medewerker binnen de organisatie
Betere kwaliteit
Verhoging van de kwaliteit in de informatiehuishouding van je organisatie
Verbeterde efficiëntie
Door een goed beeld te hebben op de informatieprocessen binnen je organisatie zal de archivering en vernietiging van jouw dossiers efficiënter verlopen.
Kostenbesparing
Een goed beheerde informatieomgeving kan helpen bij het verminderen van onnodige kosten, zoals kosten voor opslag of licenties voor ongebruikte software.
De stap naar Digitaal Archief Vlaanderen
Digitaal Archief Vlaanderen vormt de oplossing om afgesloten overheidsinformatie (op korte en lange termijn) te beheren, te bewaren en te ontsluiten. Zeticon heeft het platform hiervoor gebouwd.
Wellicht ben je momenteel bezig met de juiste stappen te ondernemen om aan te sluiten aan de platform van Digitaal Archief Vlaanderen.
Heb je nood aan ondersteuning in het opzetten van series voor het serieregister ? We kunnen je hier zeker en vast mee helpen.
Wil je van start gaan met een informatiebeheer programma?
Neem contact op met ons voor een succesvol en duurzaam informatiebeheertraject.