Maak van informatiebeheer de accelerator van jouw digitale transformatie
Informatiebeheer als strategisch fundament
In veel bedrijven groeit de hoeveelheid informatie sneller dan de structuur. Bestanden staan verspreid over afdelingen, SharePoint en persoonlijke
mappen. Dat vertraagt en creëert risico’s.
- Iedereen een eigen mappenstructuur, geen afspraken of overzicht.
- “We hebben al SharePoint, waarom werkt dit niet?”
- Belangrijke kennis verdwijnt bij verloop of blijft steken in silo’s.
Herkenbaar? Dan ben je niet alleen.
Voor wie is een traject informatiebeheer?
Een traject informatiebeheer is er voor de organisatie die:
- Beseft dat ze vastlopen in het organiseren en structureren van hun informatie
- Inzicht wil krijgen in de eigen werk-, informatie- en databeheersprocessen
- De digitale (en fysieke) documentenstroom onder controle wil krijgen
- Informatieveiligheid (GDPR…) op een doeltreffende manier wil waarborgen
- Informatie maximaal wil delen en toegankelijk maken aan de hand van de juiste software
- Een futureproof archiveringsbeleid wil voeren
Zeticon ondersteunt organisaties met een holistische, IT-agnostische aanpak die zich aanpast aan jouw noden en systemen.
De 4 principes van goed informatiebeheer
Om een efficiënt informatie-en archiefbeheer te realiseren binnen je organisatie, gaan we uit van verschillende basisprincipes en basisvoorwaarden.
- Levenscyclusbeheer of archiving by design
- Informatiestructuur op basis van werkprocessen
- Unieke dossiers
- Maximaal informatiedelen
Levenscyclus/ Archiving by design
In kaart brengen wat er met de procesgebonden informatie zal gebeuren. Archiveren vereist dat werkprocessen en de daarbij gebruikte informatiesystemen daarop ingericht worden.
Unieke dossiers
Unieke dossiers zijn volledig (bevatten alle informatie), kwalitatief (bevatten de juiste documenten), goed gestructureerd (overzichtelijk geordend met een werkproces afgestemde structuur).
Informatiestructuur gebaseerd op werkprocessen
Door de informatiestructuur goed te structureren op basis van processen (en hun onderdelen) kunnen de gebruikers snel de juiste documenten vinden.
Maximaal informatiedelen
Dit betekent dat personeelsleden een zo ruim mogelijke toegang tot dossiers moeten krijgen. Uiteraard houden we hier altijd altijd rekening met beperkingen voor bedrijfskritische en privacygevoelige informatie.
Onze aanpak in 4 stappen
We combineren expertise in informatiebeheer met IT- ervaring. We vertalen
complexe vereisten naar werkbare afspraken, stap voor stap en met zichtbare resultaten.
Van documenten naar bruikbare kennis
We zorgen dat jouw informatie vandaag correct beheerd wordt en morgen klaar is voor AI
Meer grip op informatie
Je weet exact welke documenten waardevol zijn voor jouw organisatie.
Snellere samenwerking tussen teams
Stukken/dossiers/assets kunnen snel teruggevonden en geraadpleegd worden door elke andere medewerker binnen de organisatie
Sterkere compliance en controle
dankzij duidelijke afspraken, gestructureerde informatiestromen en naleving van wet- en regelgeving (zoals GDPR/AVG)
Betrouwbare basis voor AI
door consistente, toegankelijke en correcte informatie
Betere kwaliteit
Verhoging van de kwaliteit in de informatiehuishouding van je organisatie
Efficiëntie
Door een goed beeld te hebben op de informatieprocessen binnen je organisatie zal de archivering en vernietiging van jouw dossiers efficiënter verlopen.
De stap naar Digitaal Archief Vlaanderen
Digitaal Archief Vlaanderen vormt de oplossing om afgesloten overheidsinformatie (op korte en lange termijn) te beheren, te bewaren en te ontsluiten. Zeticon heeft het platform hiervoor gebouwd.
Wellicht ben je momenteel bezig met de juiste stappen te ondernemen om aan te sluiten aan de platform van Digitaal Archief Vlaanderen.
Heb je nood aan ondersteuning in het opzetten van series voor het serieregister ? We kunnen je hier zeker en vast mee helpen.
Wil je van start gaan met een informatiebeheer programma?
Neem contact op met ons voor een succesvol en duurzaam informatiebeheertraject.