Veelgestelde vragen

Een digitale handtekening is een elektronische bevestiging dat een document door een specifieke persoon ondertekend is en daarna niet meer gewijzigd. Ze vervangt de handgeschreven handtekening, maar biedt meer: elke wijziging aan het document na ondertekening is aantoonbaar, en de identiteit van de ondertekenaar is verifieerbaar.

eSignHaven ondersteunt drie niveaus van elektronische handtekeningen, conform de eIDAS-verordening:

Eenvoudige elektronische handtekening: een ingescande handtekening, een handtekening met de computermuis, of een getypte naam. Laagdrempelig en zonder extra identificatie.

Geavanceerde elektronische handtekening: gekoppeld aan de identiteit van de ondertekenaar via een persoonlijk certificaat of een bedrijfs-eSeal. Elke wijziging na ondertekening is aantoonbaar.

Gekwalificeerde elektronische handtekening: het hoogste niveau, met de sterkste juridische bewijswaarde. In België mogelijk via eID, itsme of een gekwalificeerd bedrijfs-eSeal.

Welk niveau het meest geschikt is, hangt af van het type document en de geldende regelgeving. Het eSignHaven-team helpt je die keuze maken.

Ja. Elektronische handtekeningen zijn juridisch geldig in België en in de hele Europese Unie, op basis van de eIDAS-verordening. De juridische waarde verschilt per type handtekening: een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft de hoogste bewijswaarde en is gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening.

Integratie met ons digitaal handtekenplatform (DTP) is zeer eenvoudig en stelt een organisatie in staat om de krachtige functies ervan in te zetten in elke bedrijfsapplicatie. Een uitgebreide Open REST-API stelt bedrijven en organisaties in staat om met een minimum aan inspanning te integreren met ons DTP via open standaarden en protocollen. Integratie met Microsoft 365 kan volledig gerealiseerd worden.

Strakke integratie wordt ondersteund via iframes of API-oproepen, zodat elke bedrijfsapplicatie een intelligente front-end kan bieden en ons DTP kan gebruiken om documenten te bekijken en te ondertekenen. SigningHub Apps voor SharePoint, Dynamics CRM en Salesforce demonstreren het integratiegemak en zijn gratis beschikbaar.

Zeticon DTP voorziet in de functionaliteit van Bulk Signing of Bulk ondertekening; dit is een efficiënte, snelle en gemakkelijke manier om een stapel documenten (tot 50 stuks) in één keer te ondertekenen. Bulk ondertekening is mogelijk met de meeste handtekenmethodes. Het blijft aan de ondertekenaar zelf om te beslissen indien hij meerdere documentworkflows ontvangt of hij deze al dan niet in bulk tekent. Externe gebruikers die niet geregistreerd zijn in Zeticon DTP kunnen enkel individueel tekenen. Het is steeds mogelijk om elk document te openen alvorens te tekenen. Op deze manier wordt het principe van WYSIWYS ondersteund en is de gezette handtekening juridisch geldig. De ondertekenaar heeft de kans gekregen om via de preview methode elk apart document te bekijken, te lezen en aldus ermee akkoord te gaan alvorens te ondertekenen.

Het is belangrijk dat u als klant weet waar de gegevens bewaard worden en hoe uw data beveiligd wordt. Zeticon DTP is een product dat het gemakkelijk maakt om aan al deze eisen te voldoen. Functies binnen Zeticon DTP zorgen ervoor dat EU-regulations, GDPR en andere nationale regelgeving inzake gegevensbescherming kan worden nageleefd door de ingezette oplossing. U kan Zeticon DTP implementeren op uw eigen infrastructuur of met behulp van lokale hosting of in een cloud omgeving van Zeticon.

Zeticon DTP is zeer modulair instelbaar. Er zijn verschillende hiërarchische niveaus (service plan, enterprise accounts, rollen & gebruikers) binnen het platform, waar op elke niveau rechten kunnen worden toegewezen of beperkt.

Wij ondersteunen alle authenticatie met bestaande identiteiten van derden met behulp van verschillende open standaarden zoals OpenID connect, SAML2.0, enz. We hebben ook ingebouwde connectoren specifiek voor ITSME & eID.

Er zijn verschillende manieren waarop wij Gekwalificeerde Elektronische Handtekeningen ondersteunen. Wij ondersteunen ofwel het gebruik van de Belgische eID, Itsme Sign, of onze eigen Gekwalificeerde Remote Signing Oplossing gebaseerd op de Ascertia Sam Appliance die als eerste gemeenschappelijke criteria heeft geëvalueerd tegen de nieuwste beschermingsprofielen zoals gedefinieerd door ETSI.

Het handtekenplatform ondersteunt 4 verschillende onderteken workflows:

-Serieel: Bij een seriële of sequentiële workflow wordt één enkel exemplaar van een document in een bepaalde (lineaire opeenvolgende) volgorde onder alle ontvangers verspreid en worden alle handtekeningen erop verzameld. De volgorde waarin er ondertekend wordt kan u bij het configureren van de workflow instellen. U kan dit afdwingen.

- Parallel: Bij een parallelle workflow wordt één enkel exemplaar van het document tegelijkertijd (d.w.z. in een parallelle volgorde) onder alle ontvangers verspreid, en worden alle handtekeningen erop verzameld. De ontvangers kunnen het document in willekeurige volgorde verwerken. Hier kan u eveneens de optie “Doorgaan met workflow bij weigeren” aanvinken, als u wilt dat de parallelle workflow doorgaat, zelfs wanneer een ontvanger het document weigert of verwijdert.

- Individueel: In een individuele workflow wordt een exclusief exemplaar van het document voor verwerking naar elke ontvanger gestuurd. In dit geval worden meerdere ondertekende kopieën van het document geproduceerd.

- Custom: In een custom workflow wordt één enkel exemplaar van het document onder alle ontvangers verspreid in een volgorde naar keuze, en worden alle handtekeningen erop verzameld. U kunt een combinatie van seriële en parallelle ondertekeningsopdrachten in een custom workflow instellen. De ontvangers zullen het document overeenkomstig moeten verwerken. U kan hier ook de optie “Doorgaan met workflow bij weigeren” aanvinken, als u wilt dat de aangepaste workflow doorgaat, zelfs wanneer een ontvanger het document weigert of verwijdert.

Een gewone elektronische handtekening, zoals een ingescande handtekening of een getypte naam, heeft een laag niveau van bewijswaarde. Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) is juridisch gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening en vereist een erkend identificatiemiddel zoals de Belgische eID. Welk niveau je nodig hebt, hangt af van het type document en de geldige regelgeving.