Digitaal ondertekenen zonder verrassingen
Een ondertekenplatform dat zich aanpast aan hoe jouw organisatie werkt
Organisaties die digitaal ondertekenen invoeren, botsen vroeg of laat op hetzelfde probleem: het platform werkt voor eenvoudige procedures, maar schiet tekort zodra er meerdere teams, externe partijen of strengere regelgeving aan te pas komen.
eSignHaven is gebouwd voor precies dat scenario. Je configureert de ondertekenflows zoals jouw processen dat vragen, koppelt het platform aan je bestaande systemen, en elke elektronische handtekening voldoet aan de eIDAS-regelgeving, ook als je die jaren later nog moet kunnen aantonen.
De manier die werkte voor tien documenten, werkt niet meer voor honderd
Sommige organisaties drukken nog heel wat documenten af, laten ze ondertekenen en scannen ze daarna in. Anderen zijn al overgestapt op een eerste digitale tool, maar merken dat die niet meegroeit met hun processen.
Wat beide situaties gemeen hebben: zodra compliance een rol speelt, meerdere partijen betrokken zijn of elektronische handtekeningen jaren later nog rechtsgeldig moeten zijn, volstaat een eenvoudige aanpak niet meer.
Dan komt de volgende laag aan problemen naar boven. Wie functies nodig heeft die verder gaan dan de basis, stoot op een duurder abonnement. Wie vragen heeft bij de uitrol over meerdere teams of vestigingen, merkt dat support trager reageert dan verwacht. En de factuur weerspiegelt zelden nog wat oorspronkelijk was afgesproken.
Van document naar handtekening, in jouw tempo en volgorde
eSignHaven is een platform voor digitaal ondertekenen, waarmee je het volledige ondertekenproces beheert: van het opmaken en versturen van een document tot de handtekening zelf.
Je bepaalt zelf hoe het proces eruitziet. Wie ondertekent in welke volgorde, welk type handtekening vereist is voor welk document, en hoe het platform aansluit op de systemen die je al gebruikt. Voor de ondertekenaar is het eenvoudig: die ontvangt een uitnodiging, tekent via browser of mobiel, en hoeft daar geen account of app voor aan te maken.
Waarom kiezen organisaties voor eSignHaven?
Veel ondertekenplatforms werken goed voor wie eenvoudige gevallen heeft en geen hoge compliance-eisen. Maar organisaties die verder kijken dan dat, stellen andere vragen: wat als onze processen complexer worden? Wat betalen we over twee jaar? En wie helpt ons als er iets misloopt?
Op die drie vragen heeft eSignHaven een concreet antwoord.
Kan om met elke complexiteit
eSignHaven past zich aan aan hoe uw organisatie werkt. Ondertekenflows met meerdere partijen, verplichte volgordes, delegaties, goedkeuringsstappen: dat configureer je zelf. Het platform integreert met de systemen die je al gebruikt, van documentbeheer tot ERP.
Voorspelbaar in prijs, support en functies
Je betaalt per type handtekening, niet per feature die je al dan niet nodig hebt. Alle functionaliteit is beschikbaar vanaf dag één, zonder verborgen upgrades. En als je vragen hebt, bereik je een Belgisch team dat jouw dossier kent en rechtstreeks kan helpen.
Bestand tegen audit en tijd
Elke ondertekening is voorzien van een volledige audittrail en juridische bewijsinformatie conform de eIDAS-regelgeving. Documenten die vandaag ondertekend worden, zijn ook over tien jaar nog verifieerbaar en rechtsgeldig, ook voor een toezichthouder of rechter.
Wanneer kiezen organisaties voor eSignHaven?
Je stapt voor het eerst over op digitaal ondertekenen
Papieren processen vervangen vraagt meer dan een platform kiezen. Je moet beslissen welk type handtekening wanneer volstaat, hoe je collega's en externe partijen meekrijgt, en hoe je aantoonbaar in orde blijft. eSignHaven is van bij de start volledig beschikbaar, en het Belgische team denkt mee over hoe je het proces opzet.
Je huidige platform groeit niet mee
Delegeren, werken met meerdere ondertekenaars in een bepaalde volgorde, koppelen aan andere systemen: functies die je nodig hebt, blijken plots in een duurder abonnement te zitten. eSignHaven biedt alle functionaliteit vanaf dag één, tegen een vaste prijs per type handtekening.
Je processen zijn te complex voor een standaardoplossing
Externe partijen die op een andere manier moeten tekenen, documenten die onder strikte compliance-eisen vallen, werkwijzen die verschillen per afdeling of entiteit: eSignHaven laat je dat configureren in plaats van je in een keurslijf te duwen.
Werkt met de systemen die je al gebruikt
eSignHaven past in je bestaande werkomgeving. Wie bijvoorbeeld met SharePoint werkt, stuurt documenten ter ondertekening rechtstreeks vanuit SharePoint en volgt de status op zonder van tool te wisselen. Voor Salesforce-gebruikers geldt hetzelfde: contracten, offertes en andere documenten onderteken je vanuit de vertrouwde CRM-omgeving.
Andere koppelingen zijn mogelijk via de REST API. Welke integratie het best past bij jouw situatie, bekijken we samen.
Deze bedrijven gingen je voor
Treed in hun voetsporen en bespaar tijd, geld én energie.
FAQ digitaal ondertekenen
Een digitale handtekening is een elektronische bevestiging dat een document door een specifieke persoon ondertekend is en daarna niet meer gewijzigd. Ze vervangt de handgeschreven handtekening, maar biedt meer: elke wijziging aan het document na ondertekening is aantoonbaar, en de identiteit van de ondertekenaar is verifieerbaar.
eSignHaven ondersteunt drie niveaus van elektronische handtekeningen, conform de eIDAS-verordening:
Eenvoudige elektronische handtekening: een ingescande handtekening, een handtekening met de computermuis, of een getypte naam. Laagdrempelig en zonder extra identificatie.
Geavanceerde elektronische handtekening: gekoppeld aan de identiteit van de ondertekenaar via een persoonlijk certificaat of een bedrijfs-eSeal. Elke wijziging na ondertekening is aantoonbaar.
Gekwalificeerde elektronische handtekening: het hoogste niveau, met de sterkste juridische bewijswaarde. In België mogelijk via eID, itsme of een gekwalificeerd bedrijfs-eSeal.
Welk niveau het meest geschikt is, hangt af van het type document en de geldende regelgeving. Het eSignHaven-team helpt je die keuze maken.
Ja. Elektronische handtekeningen zijn juridisch geldig in België en in de hele Europese Unie, op basis van de eIDAS-verordening. De juridische waarde verschilt per type handtekening: een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft de hoogste bewijswaarde en is gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening.
eSignHaven ondersteunt meerdere methoden, waaronder de Belgische eID, itsme, tokens en smartcards. Welke methode het meest geschikt is, hangt af van het vereiste handtekenniveau en de context waarin ondertekend wordt.
Nee. Een externe ondertekenaar ontvangt een uitnodiging via e-mail en kan het document ondertekenen via browser of mobiel, zonder een account aan te maken of een app te installeren.
Elke ondertekening in eSignHaven wordt voorzien van een audittrail en juridische bewijsinformatie conform de eIDAS-regelgeving. Documenten blijven ook jaren later verifieerbaar en rechtsgeldig, ook als certificaten intussen verlopen zijn.
Dit zijn vaak platformen met een breed aanbod voor eenvoudige gevallen. eSignHaven is gebouwd voor organisaties met complexere processen en hogere compliance-eisen, en wordt ondersteund door een Belgisch team dat rechtstreeks bereikbaar is. De prijs is vast per type handtekening, zonder verborgen upgrades of abonnementsdrempels voor extra functies.
eSignHaven beschikt over een REST API en kan geïntegreerd worden met bestaande applicaties en documentomgevingen. Concrete integraties worden afgestemd op basis van de systemen die je gebruikt.
Dat hangt af van de complexiteit van de processen en de gewenste integraties. Een eenvoudige opzet is operationeel in een kwestie van dagen. Voor complexere configuraties met meerdere workflows of systeemkoppelingen reken je op enkele weken tot een drietal maanden, met begeleiding van het Belgische eSignHaven-team.