Veelgestelde vragen

Binnen ons platform is er een volledig securitymodel dat toelaat te beslissen welke assets door wie mogen gezien, bewerkt, verwijderd of bewaard worden.

Dit kan ingesteld worden bij het metadateren van een mediabestand. De regels hiervoor zijn afhankelijk van klant tot klant. Er kunnen classificaties kunnen gehanteerd worden.

Onze oplossing creëert zelf coverfoto’s.

Onze oplossing heeft een uitgebreid security model op basis van rollen en groepen, waarbij toegang tot assets zoals beelden en/of documenten kan geregulariseerd worden.

OAIS staat voor Open Archival Information System. Dit is ​één van de modellen die gebruikt wordt om duurzame toegankelijkheid mogelijk te maken in informatiesystemen.

Het ‘OAIS-model’ heeft volgende kenmerken:
- Zowel analoge als digitale informatie kunnen op een gemakkelijke en overzichtelijke manier opgeslagen worden in een centraal systeem.
- Aan die informatie wordt metadata en beheersinformatie gehangen zodat het systeem het onderwerp weet en hoe dit beheerd moet worden.
- Wanneer informatie verlopen is of wanneer nieuwe versies zijn aangemaakt, wordt dit duidelijk aangegeven of automatisch verwijderd.
- Via metadata en beheersinformatie zorgt het systeem dat de informatie gemakkelijk gevonden kan worden door gebruikers die toegang hebben.
- De bestanden kunnen automatisch ontsloten worden naar gelinkte tools en softwaresystemen.

In eerste instantie lijkt het ons belangrijk om op voorhand alle processen goed in kaart te brengen en een inschatting van de risico’s te maken. Op basis van deze analyse kunnen dan correcte series en bijhorende beheersregels gedefinieerd worden. Voor ieder informatieobject of categorie van informatieobjecten dient dan ook nog eens bepaald te worden wie het recht heeft om deze te bekijken.

Het Zeticon platform is zo opgezet om een duurzame bewaring en ontsluiting te garanderen van verschillende types van objectformaten. Bij het opladen worden de originele objecten op verschillende locaties weggeschreven. Tijdens het ingest proces worden tevens meerdere afgeleiden gemaakt, typisch een preview afgeleide en een preservatie afgeleide. De preview afgeleide heeft als doel dat dit kan gebruikt worden voor weergave in de applicatie en/of integrerende ontsluitingsapplicaties. De preservatieafgeleide heeft ook als doel op lange termijn de leesbaarheid van het object te garanderen.Er zijn preserveringsacties: Het systeem voert automatisch op basis van voorgedefinieerde regels preserverings-acties uit op een bulk aan informatieobjecten.

Er kunnen diverse regels opgesteld worden met betrekking tot het wijzigen of vernietigen van informatie. Elk informatieobject dat in het systeem opgeladen wordt, is gekoppeld aan een dossierclassificatie met een bepaalde bewaartermijn. Op basis van de sluitingsdatum van het dossier en de bewaartermijn zal het systeem een voorziene vernietigingsdatum berekenen waarop het informatieobject verwijderd zal worden uit het systeem.

Deze standaarden worden binnen het systeem als uitwisselingsformaten beschouwd. Dit wil zeggen dat het systeem zowel deze data kan opnemen en vertalen naar het interne model als aanleveren. Vandaag wordt PREMIS en METS al standaard ondersteund. Indien gewenst kan ook EAD mee opgenomen worden als uitwisselingsformaat, voor zowel invoer als uitvoer.

Het e-Depot zelf heeft 3 grote functionaliteiten:

1. Opladen (ingest): van manueel, over semiautomatisch voor bulkinvoer, inclusief metadata, of volledig automatisch door integratie met andere applicaties.

2. Beheren: technische controle, veilig wegschrijven van originelen, opstarten van één of meerdere verwerkingsprocessen en/of goedkeuringsprocessen.

3. Ontsluiten: Ontsluiten naar websites of (burger-)portalen.

Zeticon beschikt over een module genaamd “analoog archief”. Deze module, die naadloos is geïntegreerd met het e-Depot, laat toe analoge dossier en documenten te ontvangen, te controleren op de kwaliteit om ze dan in een archiefruimte weg te zetten. Op die manier kan een dossier, of het nu reeds gedigitaliseerd is of niet, steeds op een snelle en efficiënte wijze teruggevonden en/of geraadpleegd worden.

Onze oplossing heeft een ingebouwde thesaurus functionaliteit. Een thesaurus is een hiërarchische structuur waarbij er vertalingen en synoniemen kunnen aangegeven worden per label of concept dat in de structuur is opgenomen. De thesaurus kan gebruikt worden voor / bij het beschrijven van de verschillende objecten.

Zeticon hanteert het OAIS raamwerk als richtlijn bij het inrichten van het platform. Dit betekent dus dat alle kernfuncties, zijnde ingest (opladen), beheren, bewaren en ontsluiten aanwezig zijn. Ons platform omvat duidelijke procedures en processen om op een betrouwbare en duurzame manier informatie te beheren. Bovendien is ons systeem modulair.

Elk document dat onderdeel is van een dossier wordt steeds aan een serie gekoppeld. De serie bevat allerlei beheersregels zoals bestemming, bewaartermijn, openbaarheid en onder andere ook de informatieclassificatie. Afhankelijk van de gekozen data- of informatieclassificatie op de serie, zijn de onderliggende dossiers en documenten al dan niet zichtbaar voor bepaalde gebruikersgroepen in het e-depot.