Case stad Sint-Niklaas

Uitdaging

De beeldbank moest een tool zijn met sterke beelden waar de juiste persoon altijd aan kan. Dat is namelijk iets waar Sint-Niklaas als stad voor wil staan. Om te vermijden dat collega’s tussen verschillende diensten heen-en-weer moesten mailen om het juiste materiaal te bemachtigen, wilden ze hun bestaande beeldbank opschonen. Hiervoor riepen ze de hulp in van Zeticon.

Oplossing

Omdat ook zaken zoals GDPR nog niet helemaal op punt stonden – vroeger was daar immers nog geen sprake van – zetten we een workshop met hen op om vast te stellen wat er exact nodig was. Dat bleek dus de correcte naleving van GDPR te zijn, maar ook het aanpassen van de rechten en rollen, de metadata, en een afsplitsing van het Stadsarchief.

Enerzijds is er namelijk de communicatiedienst die als verantwoordelijke voor alle promotionele beelden fungeert (bijvoorbeeld het mooiste plekje in de stad). Door hen aan te duiden als eindverantwoordelijke, is er een evaluatielaag gecreëerd, ook voor andere diensten zoals de jeugddienst en de bibliotheek. De communicatiedienst zorgt ervoor dat het systeem niet vervuild geraakt door te controleren wat er wordt opgeladen en door na te kijken dat correcte metadata aan de juiste beelden wordt toegekend.

Anderzijds is er ook het Stadsarchief dat oudere beelden verzamelt, zoals oude bidprentjes, foto’s van vondsten van honderd jaar geleden en dergelijke. Dat is een ander type materiaal dat wordt opgeladen; vandaar de scheiding. Het Stadsarchief valt niet onder de communicatiedienst en beheert de eigen rechten en rollen om de rijke historie van de stad zo goed mogelijk te bewaken op het platform.

Met behulp van de metadataworkshop werd vastgesteld welke tags aan beelden worden gegeven om ze terug te vinden in de beeldbank. Zo vond de stad het belangrijk dat men kan filteren op trefwoorden. Beelden die onder die trefwoorden vallen, maar niet aan iedereen getoond mogen worden (omwille van GDPR-redenen, bijvoorbeeld), kunnen afgeschermd worden door er bepaalde rechten aan te verbinden. Ze staan wel degelijk nog veilig op de beeldbank, maar enkel gerechtigden kunnen ze zien.

De stad heeft zelf trouwens het initiatief genomen om een (afgeleide van onze) handleiding te maken voor alle interne medewerkers wat betreft het platform. Daarin staat meer uitleg over de rechten en rollen, de functionaliteiten, de gekozen metadatavelden, de GDPR-regels en nog veel meer. Wanneer er nu nieuwe medewerkers bij de stad komen werken, weten zij meteen welke afspraken gelden en zijn ze in een handomdraai op de hoogte van de werkwijze van het systeem. Wij kunnen dat alleen maar toejuichen en geven de tip dan ook graag door.

Ontdek meer over een metadataworkshop

Het resultaat

Medewerkers hebben geen last meer van een onduidelijke overloadaan bestanden en hoeven niet eindeloos naar elkaar te mailen om bepaalde beelden op te vragen. Wanneer zij, bijvoorbeeld, voor een themaboekje bepaalde foto’s zoeken op de beeldbank, vinden zij die nu snel terug met behulp van de op punt gestelde metadata. Daarbij zijn alle assets vandaag GDPR-proof en staat alles veilig en centraal op het platform, beheerd door de communicatiedienst. De interface oogt een pak moderner en de filters werken intuïtiever waardoor iedereen vlot met de tool kan werken.

Met deze opfrisoefening en configuratie is het systeem beter opgezet en op maat ingericht naar eigen smaak en behoeften. Een resultaat waar ze bij Sint-Niklaas fier op mogen zijn!

Daarnaast zijn wij bij Zeticon ook heel fier om Sint-Niklaas te hebben als één van onze trouwe klanten. Een duurzame lange samenwerking is immers één van onze prioriteiten!