Terug naar overzicht
  • Klant
  • stad Sint-Niklaas
  • Probleem
  • Er was nood aan een opfrisoefening en upgrade van het bestaande beeldbank
  • Oplossing
  • Een geüpdatete, centrale beeldbank waarin alles mooi gepresenteerd en gemakkelijk terug te vinden is

De stad Sint-Niklaas had de eerste stap naar centralisatie van hun beeldmateriaal reeds gezet met een beeldbank waar veel stadsbeelden vanuit verschillende afdelingen op circuleerden. Ze waren immers één van de pioneers die starten met het beeldbankverhaal bij Zeticon. Na enkele jaren gebruik te maken van de beeldbank, merkten ze echter dat er meer en meer vervuiling begon te ontstaan door inconsistentie bij het metadateren. Ook de snel veranderende GDPR wetgeving bleek te zorgen voor een aantal uitdagingen. Hoog tijd voor een opfrisoefening dus!

Stad sint niklaas
Uitdaging

De beeldbank moest een tool zijn met sterke beelden waar de juiste persoon altijd aan kan. Dat is namelijk iets waar Sint-Niklaas als stad voor wil staan. Om te vermijden dat collega’s tussen verschillende diensten heen-en-weer moesten mailen om het juiste materiaal te bemachtigen, wilden ze hun bestaande beeldbank opschonen. Hiervoor riepen ze de hulp in van Zeticon.

Oplossing

Omdat ook zaken zoals GDPR nog niet helemaal op punt stonden – vroeger was daar immers nog geen sprake van – zetten we een workshop met hen op om vast te stellen wat er exact nodig was. Dat bleek dus de correcte naleving van GDPR te zijn, maar ook het aanpassen van de rechten en rollen, de metadata, en een afsplitsing van het Stadsarchief.

Enerzijds is er namelijk de communicatiedienst die als verantwoordelijke voor alle promotionele beelden fungeert (bijvoorbeeld het mooiste plekje in de stad). Door hen aan te duiden als eindverantwoordelijke, is er een evaluatielaag gecreëerd, ook voor andere diensten zoals de jeugddienst en de bibliotheek. De communicatiedienst zorgt ervoor dat het systeem niet vervuild geraakt door te controleren wat er wordt opgeladen en door na te kijken dat correcte metadata aan de juiste beelden wordt toegekend.

Anderzijds is er ook het Stadsarchief dat oudere beelden verzamelt, zoals oude bidprentjes, foto’s van vondsten van honderd jaar geleden en dergelijke. Dat is een ander type materiaal dat wordt opgeladen; vandaar de scheiding. Het Stadsarchief valt niet onder de communicatiedienst en beheert de eigen rechten en rollen om de rijke historie van de stad zo goed mogelijk te bewaken op het platform.

Met behulp van de metadataworkshop werd vastgesteld welke tags aan beelden worden gegeven om ze terug te vinden in de beeldbank. Zo vond de stad het belangrijk dat men kan filteren op trefwoorden. Beelden die onder die trefwoorden vallen, maar niet aan iedereen getoond mogen worden (omwille van GDPR-redenen, bijvoorbeeld), kunnen afgeschermd worden door er bepaalde rechten aan te verbinden. Ze staan wel degelijk nog veilig op de beeldbank, maar enkel gerechtigden kunnen ze zien.

De stad heeft zelf trouwens het initiatief genomen om een (afgeleide van onze) handleiding te maken voor alle interne medewerkers wat betreft het platform. Daarin staat meer uitleg over de rechten en rollen, de functionaliteiten, de gekozen metadatavelden, de GDPR-regels en nog veel meer. Wanneer er nu nieuwe medewerkers bij de stad komen werken, weten zij meteen welke afspraken gelden en zijn ze in een handomdraai op de hoogte van de werkwijze van het systeem. Wij kunnen dat alleen maar toejuichen en geven de tip dan ook graag door.

Ontdek meer over een metadataworkshop

Onze beeldbank was dringend toe aan een update omdat er over de jaren heen heel wat vervuiling ontstaan was in het beeldmateriaal en niet alle beelden meer GDPR-proof waren. We zijn tevreden om nu opnieuw met een schone lei te starten met sterke promotionele beelden. De upgrade naar MediaHaven 2.0 maakt onze beeldbank ook heel wat gebruiksvriendelijker voor onze collega's

Julie Wymeersch - Deskundige Communicatie stad Sint-Niklaas
Het resultaat

Medewerkers hebben geen last meer van een onduidelijke overloadaan bestanden en hoeven niet eindeloos naar elkaar te mailen om bepaalde beelden op te vragen. Wanneer zij, bijvoorbeeld, voor een themaboekje bepaalde foto’s zoeken op de beeldbank, vinden zij die nu snel terug met behulp van de op punt gestelde metadata. Daarbij zijn alle assets vandaag GDPR-proof en staat alles veilig en centraal op het platform, beheerd door de communicatiedienst. De interface oogt een pak moderner en de filters werken intuïtiever waardoor iedereen vlot met de tool kan werken.

Met deze opfrisoefening en configuratie is het systeem beter opgezet en op maat ingericht naar eigen smaak en behoeften. Een resultaat waar ze bij Sint-Niklaas fier op mogen zijn!

Daarnaast zijn wij bij Zeticon ook heel fier om Sint-Niklaas te hebben als één van onze trouwe klanten. Een duurzame lange samenwerking is immers één van onze prioriteiten!

Benieuwd naar wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen?

Neem vrijblijvend contact op!

contact us
Referenties

Deze bedrijven gingen je voor

Treed in hun voetsporen en bespaar tijd, geld én energie.

implementatie
Waregem
Unknown
Vrt
Stad gent logo
Logo opera ballet vlaanderen
Logo health house
Firestone logo
Logo oostvlaanderen 1024x198
Logo vlaamse overheid
Logo flexfurn
Logo stad kortrijk
Jdn logo
Logo roularta
Gemeente koksijde logo
Logo kom op tegen kanker
Logo wit gele kruis
Logo zwevegem
Logo merelbeke
Logo beringen
Logo gemeente beernem
UA logo
Logo Mee Moo
Logo kazerne dossin
Logo frontex
Belspo logo
Stad Brugge CMYK zonder Base
Logo ardo 2

Is jouw organisatie de volgende in lijn?

Samen zoeken we naar de juiste oplossing voor jouw vragen

Contacteer ons