Een efficiënte en gestructureerde digitale werkplek voor het Agentschap Justitie en Handhaving

Project flow

Aan de hand van een ondertussen beproefde methodologie gaan we aan de slag en werken we per kernproces een traject op maat uit. We investeren hierbij in change management en adoptie, waarbij we de werknemers centraal zetten en noden proberen te koppelen aan governance afspraken.

Assessment & procesanalyse

We starten ieder traject met een uitgebreide procesanalyse en -optimalisatie. Voor het proces “Beheer van Parlementaire vragen” zijn niet alleen de processtappen zelf in onderling overleg scherpgesteld, maar werden ook de relevante noden voor een verhoogd gebruikersgemak in SharePoint uitgewerkt. Het gaat onder meer over het uitdenken van functionaliteiten voor een eenvoudige dossier- en takenopvolging, het ontwerpen van sjabloonformulieren en het uitschrijven van dynamische mailflows.

Architectuur: functioneel ontwerp en technische opzet

Vervolgens gaan we samen met een groep van eindgebruikers aan de slag om door middel van ontwerp, test en effectieve implementatie te komen tot een breed gedragen structuur en goed uitgewerkte functionaliteiten in SharePoint. Voor het proces “Beheer van Samenwerkingsovereenkomsten” hebben we na een uitvoerige analyse een centrale omgeving in SharePoint opgezet die volledig voldoet aan de wensen van de dossiersbehandelaars.

Resultaten

Er zijn tot op heden verschillende sites voor samenwerking en communicatie uitgewerkt. De organisatie staat zo een stap verder op vlak van digitale maturiteit, al zijn er nog heel wat etappes af te leggen. De medewerkers zelf ervaren ook tal van voordelen zoals duidelijkere navigatie, gemakkelijkere documentdeling en automatisch versiebeheer.