Case Provincie Antwerpen

Uitdaging

Verschillende media worden verspreid bijgehouden in Provincie Antwerpen. Vaak zijn deze moeilijk toegankelijk en er is in de meeste gevallen geen duidelijkheid over de rechten die erop rusten. De beelden worden (dubbel) bewaard op fileservers, externe harde schijven, cloudtoepassingen zoals Flickr of in beeldenbanken (AEM of Mediahaven). Er is daarbij geen georganiseerd overkoepelend beheer voor de provinciale administratie.

Vraagstelling

De provincie Antwerpen wenst daarom een digital asset management systeem voor het beheer van uiteenlopend media materiaal (beeld, geluid, video). De media moet op een gebruiksvriendelijke manier voorzien worden van de nodige metadata. Zo kunnen eindgebruikers – zowel internen als externen - vlot de nodige media terugvinden en kunnen de rechten van de makers en geportretteerden gehonoreerd worden.

Er is een gelaagd rechtenbeheer voor gebruikers noodzakelijk zodat afhankelijk van de toebedeelde rol, gebruikers extra/andere functionaliteiten kunnen gebruiken (uploaden, downloaden, metadata toekennen, rechtenbeheer, gebruikersbeheer,…). het DAM moet beelden en metadata met privacygevoelige gegevens op een aan de GDPR-conforme manier kunnen beheren.

Daarnaast moet media en bijhorende metadata op een eenvoudige manier gedeeld moeten worden met externen.

Aangezien de Provincie Antwerpen een grote en diverse organisatie is moet de applicatie kunnen inspelen op de verschillende noden. Zo zou het bijvoorbeeld mogelijk moeten zijn dat zowel diensten als verzelfstandigde entiteiten hun eigen opgeladen media vlot kunnen beheren en terugvinden. Het moet mogelijk zijn beelden van bepaalde entiteiten afzonderlijk te publiceren.

De provincie wenst een bestaand product dat aangepast kan worden aan de wensen van onze organisatie en een hostingoplossing.

Oplossing

Begin 2019 kiest de Provincie Antwerpen om hun Communicatie en andere diensten te laten werken via MediaHaven. De toeristische dienst werkte reeds een tijd met MediaHaven maar met de fusie van toeristische dienst met de provincie was er een nieuw systeem nodig en ook in een andere omgeving (van on-premise naar shared cloud omgeving).

Zeticon ging aan de slag en bouwde een centraal, gebruiksvriendelijk en intuïtief platform die de juiste functionaliteiten bevat die perfect aansluiten bij de noden van Provincie Antwerpen. Het toegankelijk maken van de mediabestanden was een cruciaal aspect. Zeticon zette een custom metadatamodel op die het efficiënt metadateren mogelijk maakt.

De toegankelijkheid naar de juiste personen toe stond ook hoog op het verlanglijstje van Provincie Antwerpen. We bouwen een systeem met oa een koppeling met hun authenticatietool en een sterke focus op alles betreffende GDPR, portretrechten en auteursrechten problematiek. Zeticon levert hierin advies samen met juristen om een werkbaar systeem te voorzien waarin iedere gebruiker zijn weg kan vinden en de juiste permissies kunnen ingesteld worden. Het opslaan van diverse formats en het eenvoudig ontsluiten van de content naar verschillende afdelingen en het externe publiek vormen de kers op de taart.

Ontdek de functionaliteiten van ons platform!