UHasselt kiest voor eSignHaven

De uitdagingen

De UHasselt, opgericht in 1973 is een jonge en dynamische universiteit in Limburg. In het academiejaar van 2023-2024 volgen meer dan 7000 studenten er een bachelor- of masteropleiding. De universiteit telt twee campussen in Hasselt en Diepenbeek.

Om haar administratieve processen steeds meer te verduurzamen en te digitaliseren, was er een nood aan een digitaal handtekenplatform met geavanceerde, geautomatiseerde workflowmogelijkheden. Dagelijks moeten er immers diverse documentensnel en efficiënt ondertekend worden door verschillende partijen. Documenten zoals verlengingen van beurs-of arbeidsovereenkomst, telewerkovereenkomsten, detacheringsdocumenten, etc. De documenten moeten minstens ondertekend kunnen worden met geavanceerde als gekwalificeerde digitale handtekeningen.

Een digitaal ondertekenplatform volgens de behoeften van UHasselt

We zoomen graag in op de belangrijkste functionaliteiten die werden gevraagd door UHasselt en waarom eSignHaven voldoet aan de noden van de klant.

• Integratie met huidige applicatiestructuur van UHasselt
  Dankzij de uitgebreide API-mogelijkheden van ons platform zijn integraties met andere applicaties die de UHasselt al lange tijd gebruikt mogelijk. Op deze manier wordt het digitaal handtekenplatform naadloos in hun administratieve processen opgenomen. Zo zal er een integratie worden voorzien met hun Single-Sign-On-oplossing.
  
• Snel en efficiënt digitaal ondertekenen met verschillende types van handtekeningen
  Door documenten digitaal te ondertekenen versnelt de universiteit haar administratieve processen aanzienlijk. Ondertekenaars hoeven documenten niet langer af te drukken, met de hand te ondertekenen en vervolgens weer in te scannen. Via het platform volstaat het om slechts in enkele klikken volledig veilig elektronisch te ondertekenen. Indien noodzakelijk door de aard van het document, kan gebruikt gemaakt worden van een gekwalificeerde of geavanceerde handtekening. Universiteit Hasselt opteert voor ondertekenen metItsme en/of eID. Zo is de digitale handtekening volledig rechtsgeldig, net zoals een traditionele ‘natte’ handtekening.
  
• Een geautomatiseerde workflow
  Diverse functionaliteiten in eSignHaven zorgt ervoor dat UHasselt in staat is om automatische worfklow in te richten. Zo is het mogelijk om workflowsjablonen op te maken om het goedkeuringsproces van documenten volledig te automatiseren en te optimaliseren. Het digitaal handtekenplatform beschikt bovendien over verschillende workflows (serieel, parallel, individueel), uitgebreide ondertekenrollen, post-processing acties, automatische instelbare notificaties, etc.
  
• Uitgebreide rapportage en statistieken
  Via het intuïtievedashboard en de rapportage en statistieken in eSignHaven kan het administratieve personeel van de universiteit de status van de documenten eenvoudig opvolgen.
  
• Een meertalig platform voor verschillende gebruikers
  Uhasselt heeft zowel Nederlandstalige, Engelstalige als Franstalige gebruikers. Het was cruciaal dat het platform meertalige ondersteuning biedt die instelbaar is per ondertekenaar.
  

Bezoek esighaven.com

Gefaseerde projectaanpak

Om eSignHaven goed geïntegreerd te krijgen in de bestaande administratieve processen, start Zeticon binnenkort met een bewezen onboarding proces die bestaat uit een aantal workshops en opleidingen voor het personeel van de UHasselt. We kijken uit naar de eerste resultaten van deze partnership.