E-depot
Beheer, bewaar en ontsluit digitale afgewerkte informatie op zowel korte als lange termijn
Gemakkelijk invoeren van informatie
Er zijn verschillende manieren om informatie in het E-Depot in te voeren:
- Manueel aanmaken van een dossier:
De gebruiker creëert een dossier in het E-depot en hangt alle individuele stukken onder dit dossier. Daarna kent hij manueel de metadata toe in het E-depot. - Semi-automatisch importeren van informatie via de browser:
Je kan dossiers in bulk invoeren en metadateren. Voor de dossiers gebruik je een ZIP bestand en metadateren kan met een Excelbestand. - Automatisch Invoeren van dossiers en stukken aan de hand van API’s
Beschrijven
Metadateren of beschrijven is noodzakelijk voor een succesvol beheer en ontsluiting van dossiers. In onze e-Depot oplossing zijn er diverse features die dit proces vergemakkelijken:
- Automatische overerving van metadata uit een stuk
- Definieer extensies op het standaard metadatamodel van het E-depot
- Automatische berekening van vernietigingsdatum en datum waarop informatie openbaar wordt
- Mogelijk om metadata te wijzigen en up te daten
Preserveren
Na een correcte verwerking van de documenten worden deze in het echte archief veilig weggeschreven. We beslissen, afhankelijk van de behoefte van de klant(en), hoe ze op lange termijn veilig moeten worden bewaard. Tijdens de opzet van de omgeving houden we rekening met verschillende parameters wat betreft vorm, tijdsduur en zekerheid.
Vernietigen van dossierstukken
Is de wettelijke bewaartermijn verstreken? Zitten er overbodige stukken in je archief? We helpen je om je documenten op een veilige manier te vernietigen. Archiveren betekent immers ook informatie vernietigen die niet langer nodig is, bijvoorbeeld om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in verkeerde handen komt.
Koppel je archief met andere tools
Het terugvinden en ontsluiten van dossiers en documenten gebeurt via de eigen interface van de applicatie. Dankzij een rijke REST-API kunnen onze systemen vlot worden geïntegreerd in andere platformen zoals portalen en webshops. Zelfs verplichte wettelijke archieven of externe toegangscontrolesystemen zijn naadloos integreerbaar via de SAML2.0 interface.
