E-depot
Beheer, bewaar en ontsluit digitale afgewerkte informatie op zowel korte als lange termijn
Koppeling met Active Directory
Door de koppeling met de Active Directory van de klant en het Dossier Classificatiesysteem weet het E-depot bij het inloggen van een gebruiker onmiddellijk wie tot welke informatie toegang heeft.
Zoek en vind in een mum van tijd
Vind je dossiers in een handomdraai terug met de krachtige zoekfunctionaliteiten van Zeticon.
Quik en easy search
Zoek op een snelle en efficiënte manier naar het juiste dossier. Met de krachtige zoekfunctie vind je heel eenvoudig je bestand terug, ongeacht waar het dossier zich bevindt in jouw E-depot.
Advanced search
Wil je meer gedetailleerd zoeken? Dit kan! Zoek op auteur, categorieën, datum, en noem maar op. Je kan daarbij waarden toevoegen op je zoekactie extra te verfijnen.
Filteren op series
Filters biedt je de mogelijkheid om gerichter te zoeken naar bepaalde dossiers van één of meerdere series. Er worden standaard filters voorzien, maar we bieden ook de mogelijkheid om klantspecifieke filters op te maken.
Bewaarde zoekopdrachten
Moet je vaak op zoek naar dezelfde dossiers? Geen probleem. Bewaar je zoekopdracht,roep deze terug op binnen enkele clicks en deel je zoekopdracht met je collega’s.
Sorteren
Wil je zien welke dossiers het laatst gepubliceerd, gewijzigd of meest relevant zijn voor jou? Dit kan! Met ons platform kan je de resultaten aanduiden met de gewenste sortering.
Evaluatieflow
Kwaliteitscontrole is een cruciaal aspect bij het opladen en beheren van dossiers. Bij die kwaliteitscontrole zijn vaak verschillende collega's betrokken, waardoor het overzicht snel zoek raakt. Onze evaluatieflow biedt je verschillende voordelen:
- Transparante communicatie en samenwerking met collega's vanuit één centraal platform
- Een gestroomlijnd goedkeuringsproces met meerdere rollen (invoerder en contentbeheerder) waarbij elke rol specifieke taken dient uit te voeren
- Kwaliteitscontrole op de metadata zorgt voor een nog betere vindbaarheid van objecten
- Tijdswinst door snellere feedback en goedkeuring
- Gebruiksvriendelijke, intuïtieve flow en takenlijst zorgen voor een duidelijk overzicht
Volledige controle door gebuikersrechten
Wil je zeker zijn dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste gegevens? Zeticon's e-Depot heeft een uitgebreid security model op basis van rollen en groepen waarbij toegang tot dossiers kan gereguleerd worden.
Met de geavanceerde mogelijkheden voor rechtenbeheer, bepaal je zelf wie wat doet in je e-Depot en hou volledige controle.
Beschikbare rollen:
- Medewerker
- Archiefbeheerder
- Informatiebeheerder
Geef toegang tot je dossiers
Elk bestand kan gedownload worden maar dankzij verschillende viewers in de applicatie kunnen bepaalde bestandsformaten in preview worden geraadpleegd.
Het ontsluiten van bestanden aan het publiek kan op verschillende manieren gebeuren dankzij de aanwezigheid van API's.
- via een publieksportaal
- via een afgesloten portaal
- via verschillende bedrijfsapplicaties
Andere key features
Beheer van bewaartermijnen
Stel zelf je schorsing bewaartermijnen in: monitor actieve schorsingen en opheffen van schorsingen. Stel stuiting bewaartermijnen in.
PDF, image en video viewer
Dankzij deze viewers kunnen voorbeelden van dossiers in de browser geopend worden zonder ze eerst te moeten downloaden.
Garantie op bewijswaarde
De beschrijvende en beheersmetadata wordt steeds bewaard en nooit vernietigd. Op deze manier kunnen we de bewijswaarde steeds garanderen.
Veilig wegschrijven van het origineel
We zorgen ervoor dat de originele bestandsformaten steeds bewaard worden. Zo ben je zeker dat je nooit het origneel zal verliezen.
Garantie op leesbaarheid
Zeticon doet aan technology watch om de leesbaarheid van bestanden op lange termijn te garanderen. We doen ook continu aan onderzoek naar transformatie- en raadpleeg formaten voor complexe bestandstypes.
Automatische technische controles
Bij invoer in het E-depot worden er automatisch enkele controles uitgevoerd zoals viruscontrole, technische bestandscontrole, weigering van aantal bestanden op basis van instellingen, etc.
Leg relaties tussen dossiers
Door relaties te leggen tussen dossiers kan je gemakkelijk twee dossiers met elkaar linken.