Case gemeente Arendonk

Aanpak

Wat vaak het geval is bij (kleinere) steden en gemeenten, is dat er geen specialist in huis is die zich bezighoudt met informatiebeheer. Koen Geerts is stafmedewerker bij de gemeente Arendonk en kent wel het een en ander af van GDPR en procedures. Ondanks die ervaring had hij toch nood aan een externe partner met de juiste expertise om hem bij te staan. Zo konden ze samen de stap zetten naar een efficiënt informatiebeheersysteem. Voor iemand die er niet in gespecialiseerd is, kan het proces immers overweldigend zijn. Hij sprak Zeticon aan om hulp om alles correct in gang te zetten.

In eerste instantie volgde een verkennend gesprek. Voor ons was het belangrijk om te weten waar de gemeente heen wilde, hoe alles moest verlopen, enzovoort. Daarom startten we de eerste fase op die wij de “Quick Scan” noemen. Arendonk wilde zo veel mogelijk digitaliseren. De scan was het ideale startpunt. Samen met onze experten konden ze hun huidige situatie in kaart brengen (tot in de kleinste details). We hielden ook interne workshops waarbij elke betrokken persoon van de gemeente input kon geven. Verder gingen we ook fysiek bij hen op bezoek waardoor we hun archivering en huidige digitale processen konden bekijken. Op die manier verkregen wij een volledig beeld van de situatie zodat we het juiste advies konden verlenen.

Dat beeld goten we in een uitgebreid rapport. Daarin staat de samenvatting van onze bevindingen, maar vooral ook onze aanbevelingen. Koen stelde dat hij opgelucht was dat hun eigen verwachtingen daar nauw bij aansloten. Het is dus advies op maat dat een goede basis vormt voor eventuele volgende stappen. Koen ziet het helemaal zitten: “Nu begint het echte werk!”

De visie moet immers omgezet worden naar de praktijk. Hoe gaan ze hun informatiebeheersysteem opbouwen? Digitalisatie is een complex proces dat in goede banen geleid moet worden zodat het voor iedereen overzichtelijk blijft. Het tijdperk van elk met eigen mapjes werken waardoor bestanden te pas en te onpas verspreid geraken, zal weldra voorbij zijn voor de gemeente. Koen verheugt zich er al op. Hij weet als geen ander dat iets als GDPR belangrijk is in de implementatie van het systeem. Het serieregister moet, om een voorbeeld te geven, aan het verwerkingsregister gelinkt worden en dat geheel moet in het systeem geïntegreerd zijn. De hele opbouw van het platform, daar starten we nu samen aan.

Resultaat

We zijn blij dat de gemeente Arendonk tevreden is over de samenwerking. We wilden in eerste instantie een onderzoeksfase aanbieden zodat de gemeente kon beslissen of ze al dan niet verder wensten te gaan. Arendonk heeft het advies bij hen liggen; een goede basis om uit te vertrekken. Koen Geerts is lovend over de workshops die we bij hen deden en over de manier van werken. Hij noemt die professioneel en hij waardeert de transparante aanpak. “Je leert elkaar goed kennen, wat nodig is als langdurige partners, vermits we wellicht een paar jaar met Zeticon aan ons systeem zullen bouwen. Tom en Louis zijn fijne, ervaren en enthousiaste mensen die eerlijk en helder communiceren. De oplossing die nu op tafel ligt is duidelijk op maat bedacht, geen dertien-in-een-dozijn idee. Het advies dat we nodig hadden, hebben we gekregen dankzij de Quick Scan.”

Of hij Zeticon zou aanraden als partner? Daarover is Koen stellig: