AHOVOKS versterkt informatiebeheer en Copilot
veiligheid met Zeticon
- Klant
- AHOVOKS – Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen. Domein: Onderwijs & Vorming
- Probleem
- Nood aan een toekomstgericht informatiearchitectuur
- Oplossing
- Expertise Zeticon: Informatiebeheer, SharePoint-architectuur, metadata & governance, AI-voorbereiding
De uitdaging: informatiebeheer als sleutel tot veilige AI
AHOVOKS beheert een zeer breed en gevoelig informatielandschap: van studietoelagen en erkenningen tot toelatingsexamens, curriculumontwikkeling en personeelsadministratie. Die informatie wordt verwerkt door verschillende afdelingen, met elk hun eigen, processen, historiek en opslaglocaties.
Toen AHOVOKS de uitrol van Microsoft Copilot voorbereidde, werden twee zaak meteen duidelijk:
- AI is slechts zo goed als de informatie waarop ze werkt. Zonder goed gestructureerde, up to date en correct geclassificeerde informatie geldt “garbage in, garbage out”,
- Zonder goede structuur bestaat het veiligheidsrisico dat AI gevoelige gegevens (zoals financiële data, examenresultaten of diploma-informatie) gaat verwerken.
De context: beperkte tijd, grote urgentie
Pieter Baeten, beleidsdomeinarchivaris Onderwijs & Vorming, stond voor een complexe opdracht. Sinds 2023 is hij verantwoordelijk voor het informatiebeheer van vier entiteiten. Hij moest snel schakelen tussen strategische keuzes, operationele realiteit en beperkte beschikbare tijd.
Om snel en doordacht vooruitgang te boeken, werd beslist om externe expertise in te schakelen.
Van theorie naar een werkbare informatiearchitectuur
Zeticon startte met een intensieve verkenningsfase:
- korte, gerichte workshops met procesverantwoordelijken en informatiebeheerders
- analyse van bestaande SharePoint-sites en documentstructuren
- snelle identificatie van risico’s en knelpunten
Op basis daarvan werkte Zeticon een toekomstgerichte informatiearchitectuur uit, gestoeld op de basisprincipes van goed informatiebeheer:
- informatie clusteren per proces en serie
- werken met uniforme bewaartermijnen en informatieclassificatie per opslaglocatie
- inzetten op metadata en keuzelijsten in plaats van complexe mappenstructuren
- architectuur die toelaat om Copilot gericht af te schermen per bibliotheek door gebruik van Purview labels
Ik kende metadata vooral theoretisch. Zelf zo’n structuur uitwerken is iets helemaal anders. Zeticon heeft daar echt het verschil gemaakt.
Samenwerken met focus op draagvlak en snelheid
Volgens Pieter sloot de manier van werken van Zeticon perfect aan bij zijn eigen visie op informatiebeheer.
“Als informatiebeheerder sta je nooit alleen. Je kan de beste structuur uittekenen, maar zonder draagvlak werkt het niet.”
Het Zeticon-team (Ayko, Carla en Nicolas) organiseerde in korte tijd meerdere workshops, dook diep in de bestaande SharePoint-omgeving en leverde snel een concreet en onderbouwd architectuurvoorstel op.
Daarnaast werd ook een eerste set managed metadata uitgewerkt die herbruikbaar is over meerdere sites heen – een belangrijke stap richting uniformiteit binnen AHOVOKS.
Resultaat: een stevige fundament voor veilige en schaalbare AI
Hoewel het project zich in eerste instantie focuste op analyse en architectuur (en niet op volledige bouw), leverde het traject cruciale meerwaarde:
- een heldere blauwdruk voor SharePoint-structuur en metadata
- concrete handvatten om informatieclassificatie en informatiebeheer correct toe te passen
- een sterke basis voor de uitrol van Microsoft Purview
- verhoogd bewustzijn rond informatiebeheer
“Ik kan het eindresultaat vandaag nog niet beoordelen, maar het proces en de handvatten om zelf verder te bouwen zijn er absoluut.”
Meer dan een architectuur: de start van duurzame verandering
AHOVOKS startte intussen met de gefaseerde uitbouw van de architectuur (initieel 18 sites), een traject dat 6 tot 12 maanden zal lopen. Parallel wordt ingezet op:
- vorming van informatiebeheerders en SharePoint-bouwers
- sensibilisering van medewerkers via opleidingen en webinars
- verdere verfijning van metadata, documentensets en sjablonen
“Structuur is nodig, maar cultuur zal bepalen of het werkt. Dat besef is er.”
Waarom deze aanpak werkt
Het verschil in deze samenwerking wordt gemaakt door een sterke inhoudelijke expertise in informatiebeheer te combineren met een snelle vertaalslag naar de praktijk. Met oog voor veiligheid, draagvlak en change management helpt Zeticon organisaties om hun informatie-fundament op orde te brengen. als noodzakelijke basis voor veilige, schaalbare en gedragen AI-toepassingen.
Ons team staat voor je klaar om je informatiebeheer te analyseren en samen een stappenplan op maat uit te werken!
Deze bedrijven gingen je voor
Treed in hun voetsporen en bespaar tijd, geld én energie.
Onze tevreden klanten
Is jouw organisatie de volgende in lijn?
Samen zoeken we naar de juiste oplossing voor jouw vragen