Digitaal Archief Vlaanderen

Digitalisering van de overheid

implementatie
Terug naar overzicht
  • Klant
  • Digitaal Archief Vlaanderen

Digitaal Archief Vlaanderen vormt de oplossing om afgesloten overheidsinformatie (op lange termijn) te beheren, te bewaren en te ontsluiten.

De steeds verdere digitalisering van de overheid zorgt voor nieuwe uitdagingen met betrekking tot het beheer, de (lange termijn) bewaring en de ontsluiting van de digitaal gecreëerde of ontvangen informatie. Om deze uitdaging aan te pakken heeft de Vlaamse Regering op 06/07/2018 aan Het Facilitair Bedrijf de goedkeuring gegeven om hiervoor een gemeenschappelijke dienstverlening op te starten, namelijk Digitaal Archief Vlaanderen (DAV).

Logo Vlaamse overheid

Use Case

Op 5 april 2019 werd aan Cronos Public Services, in samenwerking met Zeticon, de opdracht gegund om een nieuw SaaS platform - het Digitaal Archief Vlaanderen - te bouwen voor Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid. Met dit initiatief wil de Vlaamse overheid de archivering voor alle instanties in heel Vlaanderen vergemakkelijken

Door de steeds oprukkende digitalisering komen meer en meer overheidsinstanties oog in oog te staan met uitdagingen op vlak van informatiebeheer. Daarbij ondersteunt Zeticon Het Facilitair Bedrijf in de ontzorging van alle overheidsinstanties in Vlaanderen. Het Digitaal Archief Vlaanderen maakt het een stuk eenvoudiger om digitale bestanden op te slaan, te bewaren en later ongeschonden terug te halen. Dit gebeurt op twee platformen: het serieregister en het E-depot.

Bekijk de video van Digitaal Archief Vlaanderen

HET SERIEREGISTER: EFFICIËNT BEHEER VAN INFORMATIE

Het Serieregister is het centrale register waarin Vlaamse overheidsinstanties de categorieën van bestuursdocumenten (series) waarvoor ze de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen en de selectieregels overeenkomstig het Bestuursdecreet van 7 december 2018 moeten publiceren. Het Serieregister maakt het mogelijk om series op een efficiënte manier aan te maken en conform het Bestuursdecreet ter goedkeuring in te dienen bij de bevoegde selectiecommissie.

Een serie is een aggregatieniveau van informatie die gecreëerd, onderhouden of ontvangen is door een organisatie in het kader van hetzelfde proces. (bv. de serie subsidiedossiers voor zonnepanelen, de serie notulen van het directiecomité van Het Facilitair Bedrijf). Kort door de bocht gesteld is een serie een verzameling van gelijksoortige dossiers/informatie die uit hetzelfde proces voortvloeit. Elke serie wordt inhoudelijk beschreven met het oog op contextualisering (bv. link met proces/dienstverlening, duidelijke omschrijving …). Voor elke serie wordt er een set van beheersregels gedefinieerd (bv. bewaartermijn, mate van openbaarheid, informatieclassificatie-niveau …).

Wanneer een serie wordt goedgekeurd door de bevoegde selectiecommissies, verschijnt die in het serieregister. Vanaf dan is deze serie deze zichtbaar voor alle gebruikers en kan ze gebruikt worden voor andere toepassingen, zoals bijvoorbeeld het E-depot.

WAT IS HET E-DEPOT?

Het E-depot is wat iedereen kent als een ‘klassiek’ digitaal archief. Namelijk een oplossing die tot doel heeft om digitale informatie op zowel korte als lange termijn te beheren, te bewaren en te ontsluiten.

Het E-depot zorgt ervoor dat de integriteit, de authenticiteit en de bruikbaarheid van de informatie op lange termijn gewaarborgd blijft. Op die manier blijft ook alle informatie bewijskrachtig. Het Facilitair Bedrijf zet met het E-depot van Zeticon maximaal in op automatisering. Door de koppeling met het de serie, die gedefinieerd is in het Serieregister, krijgt een dossier automatisch een bewaartermijn, een openbaarheidsdatum … toegekend.

Het E-depot is niet enkel een back-end applicatie, maar beschikt ook over een publieksportaal. Dit publieksportaal zorgt ervoor dat alle openbare informatie getoond kan worden aan het brede publiek. Niet openbare informatie kan daarentegen enkel door geautoriseerde gebruikers geraadpleegd worden.

MEER DAN EEN KLASSIEK DIGITAAL ARCHIEF

Door het feit dat Digitaal Archief Vlaanderen niet alleen maar permanent te bewaren informatie opneemt, maar alle administratief afgehandelde informatie, is het meer dan een ‘klassiek’ digitaal archief. Digitaal Archief Vlaanderen combineert namelijk functionaliteiten van een records management systeem (bv. opvolging van bewaartermijnen (retentie), uitvoeren van vernietigingen …) met de functionaliteiten van een klassiek digitaal archief. Hierdoor slaagt Digitaal Archief Vlaanderen erin om zich kort bij de administratie te positioneren.

Doordat Digitaal Archief Vlaanderen dicht aansluit bij de dynamische werking van de administratie kan het ook de rol van een centrale repository gaan vervullen.


AANSLUITEN IN 1, 2, 3

Elke aansluiting op de diensten van Digitaal Archief Vlaanderen begint met één of meer verkennende gesprekken met Het Facilitair Bedrijf waarna een formeel intakegesprek volgt. Na afronding van dit intakegesprek krijgt je als klant van Het Facilitair Bedrijf toegang tot het klantportaal dat zowel toegang geeft tot algemene informatie (bv. de gebruikersdocumentatie) als tot specifieke documenten op maat van elke klant (bv. de ondertekende toetredingsovereenkomst). Tijdens het intakegesprek geef je als klant ook aan welke dienst (Serieregister en/of E-depot) je wilt activeren.

Indien je wilt aansluiten, kan je contact opnemen met Digitaal Archief Vlaanderen via digitaalarchief@vlaanderen.be

GOLDEN BYTE

Op 12 december 2019 won het project Digitaal Archief Vlaanderen een Gouden Byte Award, één van de hoofdprijzen op ManageIT - een jaarlijks event van de Vlaamse ICT organisatie V-ICT-OR. Het was volgens de jury een project dat, dankzij het bundelen van krachten, tot een gezamenlijkeoplossing leidde, zowel intergemeentelijk als interbestuurlijk.

We staan klaar om samen met jou te bouwen aan een efficiënteretoekomst!

Benieuwd naar wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen?

Neem vrijblijvend contact op!

 7C5N8Ylaedi
Referenties

Deze bedrijven gingen je voor

Treed in hun voetsporen en bespaar tijd, geld én energie.

implementatie
Waregem
Unknown
Vrt
Stad gent logo
Logo opera ballet vlaanderen
Logo health house
Firestone logo
Logo oostvlaanderen 1024x198
Logo vlaamse overheid
Logo flexfurn
Logo stad kortrijk
Jdn logo
Logo roularta
Gemeente koksijde logo
Logo kom op tegen kanker
Logo wit gele kruis
Logo zwevegem
Logo merelbeke
Logo beringen
Logo gemeente beernem
UA logo
Logo Mee Moo
Logo kazerne dossin
Logo frontex
Belspo logo
Stad Brugge CMYK zonder Base
Logo ardo 2

Is jouw organisatie de volgende in lijn?

Samen zoeken we naar de juiste oplossing voor jouw vragen

Contacteer ons