Digitaal Archief Vlaanderen

HET SERIEREGISTER: EFFICIËNT BEHEER VAN INFORMATIE

Het Serieregister is het centrale register waarin Vlaamse overheidsinstanties de categorieën van bestuursdocumenten (series) waarvoor ze de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen en de selectieregels overeenkomstig het Bestuursdecreet van 7 december 2018 moeten publiceren. Het Serieregister maakt het mogelijk om series op een efficiënte manier aan te maken en conform het Bestuursdecreet ter goedkeuring in te dienen bij de bevoegde selectiecommissie.

Een serie is een aggregatieniveau van informatie die gecreëerd, onderhouden of ontvangen is door een organisatie in het kader van hetzelfde proces. (bv. de serie subsidiedossiers voor zonnepanelen, de serie notulen van het directiecomité van Het Facilitair Bedrijf). Kort door de bocht gesteld is een serie een verzameling van gelijksoortige dossiers/informatie die uit hetzelfde proces voortvloeit. Elke serie wordt inhoudelijk beschreven met het oog op contextualisering (bv. link met proces/dienstverlening, duidelijke omschrijving …). Voor elke serie wordt er een set van beheersregels gedefinieerd (bv. bewaartermijn, mate van openbaarheid, informatieclassificatie-niveau …).

Wanneer een serie wordt goedgekeurd door de bevoegde selectiecommissies, verschijnt die in het serieregister. Vanaf dan is deze serie deze zichtbaar voor alle gebruikers en kan ze gebruikt worden voor andere toepassingen, zoals bijvoorbeeld het E-depot.

WAT IS HET E-DEPOT?

Het E-depot is wat iedereen kent als een ‘klassiek’ digitaal archief. Namelijk een oplossing die tot doel heeft om digitale informatie op zowel korte als lange termijn te beheren, te bewaren en te ontsluiten.

Het E-depot zorgt ervoor dat de integriteit, de authenticiteit en de bruikbaarheid van de informatie op lange termijn gewaarborgd blijft. Op die manier blijft ook alle informatie bewijskrachtig. Het Facilitair Bedrijf zet met het E-depot van Zeticon maximaal in op automatisering. Door de koppeling met het de serie, die gedefinieerd is in het Serieregister, krijgt een dossier automatisch een bewaartermijn, een openbaarheidsdatum … toegekend.

Het E-depot is niet enkel een back-end applicatie, maar beschikt ook over een publieksportaal. Dit publieksportaal zorgt ervoor dat alle openbare informatie getoond kan worden aan het brede publiek. Niet openbare informatie kan daarentegen enkel door geautoriseerde gebruikers geraadpleegd worden.

MEER DAN EEN KLASSIEK DIGITAAL ARCHIEF

Door het feit dat Digitaal Archief Vlaanderen niet alleen maar permanent te bewaren informatie opneemt, maar alle administratief afgehandelde informatie, is het meer dan een ‘klassiek’ digitaal archief. Digitaal Archief Vlaanderen combineert namelijk functionaliteiten van een records management systeem (bv. opvolging van bewaartermijnen (retentie), uitvoeren van vernietigingen …) met de functionaliteiten van een klassiek digitaal archief. Hierdoor slaagt Digitaal Archief Vlaanderen erin om zich kort bij de administratie te positioneren.

Doordat Digitaal Archief Vlaanderen dicht aansluit bij de dynamische werking van de administratie kan het ook de rol van een centrale repository gaan vervullen.

AANSLUITEN IN 1, 2, 3

Elke aansluiting op de diensten van Digitaal Archief Vlaanderen begint met één of meer verkennende gesprekken met Het Facilitair Bedrijf waarna een formeel intakegesprek volgt. Na afronding van dit intakegesprek krijgt je als klant van Het Facilitair Bedrijf toegang tot het klantportaal dat zowel toegang geeft tot algemene informatie (bv. de gebruikersdocumentatie) als tot specifieke documenten op maat van elke klant (bv. de ondertekende toetredingsovereenkomst). Tijdens het intakegesprek geef je als klant ook aan welke dienst (Serieregister en/of E-depot) je wilt activeren.

Indien je wilt aansluiten, kan je contact opnemen met Digitaal Archief Vlaanderen via digitaalarchief@vlaanderen.be

GOLDEN BYTE

Op 12 december 2019 won het project Digitaal Archief Vlaanderen een Gouden Byte Award, één van de hoofdprijzen op ManageIT - een jaarlijks event van de Vlaamse ICT organisatie V-ICT-OR. Het was volgens de jury een project dat, dankzij het bundelen van krachten, tot een gezamenlijkeoplossing leidde, zowel intergemeentelijk als interbestuurlijk.

We staan klaar om samen met jou te bouwen aan een efficiënteretoekomst!