Het belang van goed informatiebeheer bij AHOVOKS

Probleemstelling

De afdeling kampte met diverse uitdagingen op vlak van informatiebeheer. Door de grootte van de afdeling en de vele verschillende processen was de informatie enorm versnipperd. Zo was een groot deel van hun informatie opgeslagen op verschillende op zichzelf staande SharePoints met eigen logica. Dit zorgde ervoor dat de medewerkers niet altijd snel juiste en volledige informatie konden terugvinden over een bepaald dossier. Mogelijkheden om vlot samen te werken binnen SharePoint werden niet ten volle benut.

Daarnaast was de informatie op de SharePointomgeving onvoldoende gestructureerd. Bij de opzet werd er namelijk vooral vertrokken vanuit de organisatiestructuur in plaats van de processen. Daarbovenop had het managementteam ook geen helikopteroverzicht van alle processen.

Dit alles maakte duidelijk dat er nood was aan een nieuwe beheersomgeving in SharePoint als centrale samenwerkingstool en documentbeheerssysteem:

• waar efficiënt kan worden samengewerkt aan dossiers, met maximale gebruiksvriendelijkheid voor de eindgebruiker;
• waar de relatie met processpecifieke toepassingen volledig helder is;
• waar de informatie maximaal ontsloten, gestructureerd en terugvindbaar is. Dit zowel voor proceseigenaars als andere betrokken medewerkers;
• waar alle informatie binnen de juiste context is opgeslagen, zodat dossiervorming en -beheer efficiënt en correct verlopen;
• die volledig conform is met het serieregister, de globale visie opinformatiebeheer van de Vlaamse overheid.

Het doel van Zeticon in dit project is om onze klant te ondersteunen door een werkwijze uit te werken om van de huidige architectuur met verschillende omgevingen van de afdeling naar één nieuwe beheersomgeving in SharePoint over te stappen. Deze werkwijze wordt zodanig ontwikkeld dat ze, na afronden van een pilootproces vervolgens geïmplementeerd kan worden voor de andere processen van de afdeling.

Aanpak

Om AHOVOKS in hun beleid rond informatiebeheer te ondersteunen hanteerde Zeticon een projectmatige, holistische aanpak waarbij verschillende kerndoelstellingen centraal staan. Hierbij wordt een overzichtelijk stappenplan opgezet:

Stap 1: Voorbereidingsfase
Eerst en vooral vond er een inventarisatie van de huidige situatie plaats. Ons team doet hier voornamelijk aan informatievergaring en analyse aan de hand van desktop research. Hierbij zoekt het informatiebeheerteam naar antwoorden op de volgende vragen:

• Welke processen zijn er?
• Hoe wordt er momenteel gewerkt?
• Welke taken en series mogen we verwachten?

Deze vragen vormen ook de basis voor onze informatiematrix en de vragenlijst dient als leidraad voor de volgende stap in het project.

Stap 2: Intensieve workshops
Na het opstellen van de informatiematrix organiseert het team verschillende workshops om de processen in kaart te brengen. Deze workshops worden georganiseerd voor verschillende teams binnen de afdeling om een zo breed mogelijk beeld van de huidige situatie te krijgen.

De informatiebeheerders gaan hier vervolgens mee aan de slag. Het resultaat is een mindmap die de verbanden en vertakkingen tussen de processen aantoont. De mindmap wordt samen met de klant verfijnd om de informatie te stroomlijnen.

Deze mindmap is van groot belang omdat dit de ruggengraat wordt van de nieuwe SharePoint omgeving. De omgeving is nu volledig gebaseerd op de processen en niet langer op basis van de organisatiestructuur.

Stap 3: SharePoint omgeving opstellen
Om de SharePoint gestructureerd op te zetten, zijn we vertrokken vanuit een lege SharePoint omgeving die samen met een externe technische partner werd opgezet.

Stap 4: Testen
Er wordt een testomgeving voorzien voor de klant om de workflow te testen. In deze fase oefent de klant intensief met het doel om feedback te geven en zo de structuur verder te optimaliseren. Eventuele problemen en tekortkomingen worden opgelost en uitgewerkt en de testomgeving wordt hierna in gebruik genomen.

Stap 5: Evaluatie, nazorg en ondersteuning
Ons team volgt de migratie en de ingebruikname van de omgeving actief op aan de hand van een evaluatie- en nazorgronde. We staan in nauw contact met de ambassadeurs binnen het pilootproces om een goed beeld te krijgen van het gebruik en de acceptatie van de nieuwe aanpak.

We verankeren vervolgens (de opvolging van) het dagelijks gebruik van de omgeving. We communiceren gericht naar de medewerkers over hoe ze de nieuw opgezette SharePoint omgeving moeten gebruiken en geven daarbij tips die zij specifiek nodig hebben.

Het resultaat

Er werd een efficiënte SharePoint omgeving opgezet en volledig uitgewerkt voor één pilootproces van de afdeling Hoger en Volwassenonderwijs van AHOVOKS. Dankzij de nieuwe architectuur kunnen de verschillende teams beter samenwerken. Er kunnen vlekkeloos bestanden gedeeld, bewerkt en terugvonden worden.

Voordien werden niet alle mogelijkheden van SharePoint ten volle benut, wat een vlotte samenwerking aan documenten niet bevorderde. Een succesvolle implementatie vergt een integrale aanpak. Door een nieuwe doordachte structuur voor de SharePoint van het pilootproces, kan de informatie beter gecontextualiseerd en teruggevonden worden. Dit zorgt ervoor dat het laagdrempeliger is voor de gebruikers om ermee aan de slag te gaan.

De consultancy die we hebben aangeboden was enkel voor de teams die werkten aan het gekozen pilootproces en de informatiebeheerders van de afdeling. Het doel is dat zij nu deze kennis intern zullen delen zodanig dat de andere processen van de afdeling op dezelfde manier aangepakt worden en dan ook worden toegevoegd aan de opgezette SharePointomgeving. We zorgen er dus voor dat gedurende dit traject er een maximale kennisdeling mogelijk is.

Het interne team van AHOVOKS beschikt nu over de nodig kennis, kapstokken en methodes om het project nadien te kunnen uitrollen voor de volledige afdeling. Om dit eenvoudiger te maken heeft het Zeticon team een draaiboek opgesteld. Hierin wordt in heldere stappen de werkwijze toegelicht zodat de klant steeds een houvast heeft bij de volgende stappen die ze ondernemen.

Door de nauwe samenwerking van begin tot eind en de input van verschillende teams en verantwoordelijken zal de nieuwe werkwijze ook duurzaam ondersteund worden binnen de hele afdeling van het agentschap.