Digitaal ondertekenen van kredietdossiers en polissen
Een team en platform die begrijpen hoe de financiële sector werkt
In de financiële sector heb je te maken met regelgeving, uitzonderingen en uiteenlopende partijen. Een kredietdossier passeert langs een adviseur, een klant, misschien een kredietcomité en dan nog een externe partij. Een verzekeringspolis moet jaren later nog rechtsgeldig zijn, ook als een toezichthouder of een rechter ernaar vraagt.
eSignHaven is helemaal voorzien op dit type dossiers. Je configureert de ondertekenflow zoals je proces dat vraagt, koppelt het platform aan je bestaande systemen en elke handtekening voldoet aan de regelgeving, ook jaren later.
Maak komaf met papier of een tool die niet meegroeit met jou en je dossiers
Verrassend veel financiële organisaties tekenen kredietdossiers en polissen nog op papier. Printen, laten tekenen, inscanne, archiveren. Een goed recept voor frustratie en vertragingen. Anderen s tapten al over naar een digitaal platform, maar lopen vast zodra een dossier complexer wordt.
En in deze sector wordt een dossier bijna altijd complexer. Er komt een tweede ondertekenaar bij, een verplichte volgorde, een externe partij waar een ander handtekenniveau vereist is. Of de collega's van Legal vragen om aantoonbaar bewijs dat de juiste persoon op het juiste moment heeft getekend.
Dan loop je tegen de grenzen aan. Functies die je nodig hebt blijken in een duurder abonnement te zitten. Support reageert traag op een vraag over de implementatie. En op het einde van de rit weet je niet altijd zeker of de handtekening van vandaag over zeven jaar nog standhoudt bij een audit.
Jij bepaalt hoe een dossier getekend wordt
eSignHaven is een platform voor digitaal ondertekenen waarmee je het volledige proces beheert: van het opmaken en versturen van een kredietovereenkomst of polis tot de handtekening zelf.
Je bepaalt zelf hoe het proces verloopt. Wie tekent in welke volgorde, welk handtekenniveau vereist is voor welk document, en hoe het platform aansluit op de systemen die je al gebruikt. Voor de klant is het eenvoudig: die krijgt een uitnodiging, tekent via browser of mobiel, bijvoorbeeld met itsme, en hoeft daar geen account voor aan te maken.
Het handtekenniveau kies je per toepassing. Een interne goedkeuring vraagt iets anders dan een kredietovereenkomst die de bewijskracht van een handgeschreven handtekening nodig heeft. Daarover lees je meer in de FAQ.
Waarom kiezen financiële organisaties voor eSignHaven?
Veel ondertekenplatforms werken goed voor wie eenvoudige gevallen heeft en geen hoge compliance-eisen. Een bank, verzekeraar of kredietverstrekker stelt andere vragen: wat als onze dossiers complexer worden? Wat betalen we over twee jaar? En houdt deze handtekening stand als een toezichthouder ernaar kijkt?
Op die drie vragen heeft eSignHaven een concreet antwoord.
Kan om met elke complexiteit
Een kredietdossier dat langs drie partijen loopt, een polis die intern eerst moet worden goedgekeurd, een externe partij die een ander handtekenniveau nodig heeft: dat configureer je zelf. Ondertekenflows met meerdere partijen, verplichte volgordes, delegaties en goedkeuringsstappen horen erbij. Het platform integreert met je systemen, van documentbeheer tot je CRM of polisadministratie.
Voorspelbaar in prijs, support en functies
Je betaalt per type handtekening, niet per feature die je al dan niet nodig hebt. Alle functionaliteit is beschikbaar vanaf dag één, zonder verborgen upgrades. En als je een vraag hebt over een dossier of een uitrol bij meerdere entiteiten, bereik je een Belgisch team dat je situatie kent en rechtstreeks kan helpen.
Bestand tegen audit en tijd
Elke ondertekening is voorzien van een volledige audittrail en juridische bewijsinformatie conform de eIDAS-regelgeving. Een kredietdossier dat vandaag getekend wordt, blijft over tien jaar verifieerbaar en rechtsgeldig, ook voor een toezichthouder of een rechter. Dat is cruciaal voor een sector waar een dossier jaren later nog kan betwist worden.
eSignHaven past binnen je DORA-leveranciersbeleid
Sinds DORA moeten financiële instellingen hun ICT-leveranciers strenger beoordelen op weerbaarheid, risicobeheer en dataveiligheid. Een ondertekenplatform valt daar gewoon onder.
eSignHaven is opgezet om in dat beoordelingskader te passen. Belgische ondersteuning, een aantoonbare audittrail per handtekening, en een infrastructuur die je kan voorleggen aan je compliance-team. DORA schrijft geen specifiek handtekenniveau voor; wat het vraagt is een leverancier die je kan verantwoorden.
Wanneer maakt eSignHaven het verschil?
Je stapt over van papier naar digitaal ondertekenen
Papieren kredietdossiers en polissen vervangen vraagt meer dan een platform kiezen. Je moet beslissen welk handtekenniveau wanneer volstaat, hoe je adviseurs en klanten meekrijgt, en hoe je aantoonbaar in orde blijft. eSignHaven is van bij de start volledig beschikbaar, en het Belgische team denkt mee over hoe je het proces opzet.eSignHaven is van bij de start volledig beschikbaar, en het Belgische team denkt mee over hoe je het proces opzet.
Een dossier wordt jaren later betwist
Een kredietovereenkomst of polis kan jaren na ondertekening ter discussie komen. Dan krijg je de vraag: wie tekende dit, wanneer, en is er nadien niets aan gewijzigd? Met eSignHaven heb je dat antwoord klaar. Elke ondertekening blijft verifieerbaar, ook lang nadat het dossier is afgesloten.
Je processen zijn te complex voor een standaardoplossing
Externe partijen die op een ander niveau tekenen, dossiers onder strikte compliance-eisen, werkwijzen die verschillen per entiteit of afdeling: eSignHaven laat je dat configureren in plaats van je in een vast stramien te duwen.
Werkt met de systemen die je al gebruikt
eSignHaven past in je bestaande werkomgeving. Wie bijvoorbeeld met SharePoint werkt, stuurt documenten ter ondertekening rechtstreeks vanuit SharePoint en volgt de status op zonder van tool te wisselen. Voor Salesforce-gebruikers geldt hetzelfde: contracten, kredietdossiers en polissen onderteken je vanuit de vertrouwde CRM-omgeving.
Andere koppelingen, bijvoorbeeld met een polis- of kredietadministratie, lopen via de REST API. Welke integratie het best past bij jouw situatie, bekijken we samen.
Voldoet jouw ondertekenproces aan de regelgeving?
Het begint bij digitaal ondertekenen, maar de regelgeving in de financiële sector reikt verder. DORA, NIS2, eIDAS, AMLR: stuk voor stuk raken ze aan hoe je documenten tekent, bewaart en wat je daarrond kan aantonen.
We bouwen op dit moment een compliance zelfscan. Je beantwoordt een reeks vragen vanuit je ondertekenproces en ziet in welke mate je organisatie voldoet aan de regelgeving die op de financiële sector van toepassing is, en waar de gaten zitten.
Wil je weten wanneer de zelfscan klaar is? Laat dan je gegevens hier achter, zodat we je op de hoogte kunnen brengen zodra hij live gaat.
Houd me op de hoogte van de compliance zelfscan
Wil je liever meteen je situatie bespreken?
Plan een gesprek met één van onze experts. Zij kennen de dossiers in de financiële sector en denken mee over waar je staat en wat je volgende stap is.
Deze bedrijven gingen je voor
Treed in hun voetsporen en bespaar tijd, geld én energie.
FAQ digitaal ondertekenen
Een digitale handtekening is een elektronische bevestiging dat een document door een specifieke persoon ondertekend is en daarna niet meer gewijzigd. Ze vervangt de handgeschreven handtekening, maar biedt meer: elke wijziging aan het document na ondertekening is aantoonbaar, en de identiteit van de ondertekenaar is verifieerbaar.
eSignHaven ondersteunt drie niveaus van elektronische handtekeningen, conform de eIDAS-verordening:
Eenvoudige elektronische handtekening: een ingescande handtekening, een handtekening met de computermuis, of een getypte naam. Laagdrempelig en zonder extra identificatie.
Geavanceerde elektronische handtekening: gekoppeld aan de identiteit van de ondertekenaar via een persoonlijk certificaat of een bedrijfs-eSeal. Elke wijziging na ondertekening is aantoonbaar.
Gekwalificeerde elektronische handtekening: het hoogste niveau, met de sterkste juridische bewijswaarde. In België mogelijk via eID, itsme of een gekwalificeerd bedrijfs-eSeal.
Welk niveau het meest geschikt is, hangt af van het type document en de geldende regelgeving. Het eSignHaven-team helpt je die keuze maken.
Ja. Elektronische handtekeningen zijn juridisch geldig in België en in de hele Europese Unie, op basis van de eIDAS-verordening. De juridische waarde verschilt per type handtekening: een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft de hoogste bewijswaarde en is gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening.
Ja. Onder de eIDAS-regelgeving is een elektronische handtekening rechtsgeldig. De bewijskracht hangt af van het niveau. Een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) heeft in de hele EU dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. Voor een kredietovereenkomst is dat vaak het niveau dat je wil, al hangt dat ook af van het type dossier en je interne beleid.
Ja. Je stelt de polis op, stuurt ze ter ondertekening en bepaalt zelf het handtekenniveau. De klant tekent via browser of mobiel, bijvoorbeeld met itsme, zonder account of app.
eSignHaven ondersteunt meerdere methoden, waaronder de Belgische eID, itsme, tokens en smartcards. Welke methode het meest geschikt is, hangt af van het vereiste handtekenniveau en de context waarin ondertekend wordt.
Nee. Een externe ondertekenaar ontvangt een uitnodiging via e-mail en kan het document ondertekenen via browser of mobiel, zonder een account aan te maken of een app te installeren.
Ja. De ondertekenaar krijgt een uitnodiging en tekent waar die wil, op een gekozen niveau. Voor een QES gebeurt eerst een identiteitsverificatie. De volledige audittrail wordt mee vastgelegd.
Elke ondertekening in eSignHaven wordt voorzien van een audittrail en juridische bewijsinformatie conform de eIDAS-regelgeving. Documenten blijven ook jaren later verifieerbaar en rechtsgeldig, ook als certificaten intussen verlopen zijn.
Dit zijn vaak platformen met een breed aanbod voor eenvoudige gevallen. eSignHaven is gebouwd voor organisaties met complexere processen en hogere compliance-eisen, en wordt ondersteund door een Belgisch team dat rechtstreeks bereikbaar is. De prijs is vast per type handtekening, zonder verborgen upgrades of abonnementsdrempels voor extra functies.
eSignHaven beschikt over een REST API en kan geïntegreerd worden met bestaande applicaties en documentomgevingen. Concrete integraties worden afgestemd op basis van de systemen die je gebruikt.
Dat hangt af van de complexiteit van de processen en de gewenste integraties. Een eenvoudige opzet is operationeel in een kwestie van dagen. Voor complexere configuraties met meerdere workflows of systeemkoppelingen reken je op enkele weken tot een drietal maanden, met begeleiding van het Belgische eSignHaven-team.