Wat is Digital Asset Management?

DAM, EFFECTIEF BEHEER EN MANAGEMENT VAN DIGITALE ASSETS

Structuur aanbrengen in een wirwar van informatie. Dat is waar het om draait bij het gebruik van een Digital Asset Management systeem (hierna afgekort als DAM). Video’s, afbeeldingen, gedigitaliseerde documenten, audiobestanden, noem maar op; de toe- en uitstroom van informatie is dezer dagen immens. Reden te meer om op een gestructureerde manier om te springen met de gigantische hoeveelheid digitale assets waarover je als organisatie beschikt.

Een DAM kan het best omschreven worden als een gecentraliseerd digitaal platform. Een plek waar al je medewerkers, externe partners en eigenlijk elke relevante stakeholder eenvoudig en snel toegang hebben tot digitale bestanden. Het is dé oplossing voor het efficiënt organiseren, opslaan en (her)gebruiken van digitale informatie. Noem het gerust een ‘single source of truth’, die naast archivering en het maken van back-ups, ook workflow automatisatie en e-commerce mogelijk maakt. De voordelen zijn allerminst gering te noemen. Lees dus zeker even verder!

EFFICIËNT, EFFICIËNTER, EFFICIËNTST

Het omschrijft precies waar de kracht en toegevoegde waarde van een DAM liggen. Digitale bestanden zijn immers niets zonder bijkomende beschrijvende informatie, ofte metadata. Door gebruik te maken van een DAM kan je je digitale assets gaan beschrijven en extra data meegeven om ze dusdanig te indexeren en te structureren. Zo kunnen bestanden veel sneller en makkelijkerteruggevonden worden. Een enorme tijdswinst dus, wat meteen ook het allerbelangrijkste voordeel is van een DAM. Alle files, foto’s, video’s,... kunnen aan de hand van verschillende parameters (tags, beschrijvingen en categorieën) teruggevonden worden op één centrale plaats, en het intern of extern delen van bestanden verloopt ook een pak vlotter. Verder zorgt het gebruik van dergelijk systeem ervoor dat je overal en altijd toegang hebt tot je bestanden, ongeacht de locatie, en dat het risico op het verlies van originele documenten danig wordt ingeperkt. Iets wat in COVID-19 tijden cruciaal blijkt te zijn. Collega’s werken immers op afstand en sommige van je contactpersonen bevinden zich misschien zelfs in andere tijdzones. Onbeperkte toegang moet dus ten allen tijde voorhanden zijn.

EEN EINDELOZE ZEE AAN MOGELIJKHEDEN, CONSISTENTIE VOOROP

• Dankzij user en workflowmanagement zijn goedkeuringsprocessen adequaat beheersbaar en controleerbaar. Op die manier garandeer je merkconsistentie en ben je er steeds zeker van dat de juiste bestanden worden gebruikt

• Door gebruik van auto-tagging - een tag is een keyword - kan je door het inzetten van artificiële intelligentie heel eenvoudig een classificatie toekennen aan je digitale assets. Beschouw het als extra metadata die zorgt voor een verbeterde zoekfunctie, een accurater gebruik van filters en een efficiënt sorteren van bestanden.
• Er kan naadloos geïntegreerd worden met front-end en backend systemen door een rijke REST-API (API first methodologie). Dit zorgt ervoor dat je via alle platformen die je als organisatie gebruikt steeds toegang hebt tot dezelfde content. Consistentie van je bedrijfsprocessen voorop dus.
  
• Gemakkelijke conversie naar afgeleide formaten bij beheer of distributie van een brede waaier aan media.
• Optimaal storage beheer: van disk over object storage tot tape, dankzij eigen ingebouwd Hierarchical Storage Management (HSM-)systeem
  
• Mogelijkheid tot multi-organisationeel (multi-tenant) opzet, wat impliceert dat je verschillende gebruikers of organisaties toegang kan geven tot bepaalde delen van het DAM systeem. Dit met inbegrip van data en specifieke configuratie en beheermogelijkheden.
  
• Een makkelijkschaalbaar gegeven: van enkele GB tot tientallen PB, on-premise of in de cloud
  

Zonder ons te gaan verliezen in details die ons te ver zouden leiden: demogelijkheden zijn quasi eindeloos. Daarom is het voor Zeticon des te belangrijker dat er van bij de start van het opzet van een DAM samen wordt gedacht en gewerkt met de klant. Op die manier willen we inspelen op klant specifiekevragen zoals bijzondere metadata structuren of aangepaste workflows, maar ook steevast rekening houden met de budgettaire mogelijkheden.

EEN BREDE WAAIER AAN TOEPASSINGEN

Wie of welke organisaties baat hebben bij het gebruik van een DAM valt niet eenduidig te definiëren. Laten we vooral stellen dat het in verschillende opzichten van gebruik een pak voordelen biedt. We sommen daarom enkele mogelijke en gerichtetoepassingen op.

• Het centraliseren van een brede set aan media, teneinde ten volle te kunnen genieten van “write once –use multiple times” principe.
• Komafmakenmet een te dure opslagkost doordat hetzelfde afgewerkte document en/of assets meerdere malen gestockeerd wordt op persoonlijke omgeving en/of op meerdere plaatsen in document management omgevingen zoals Documentum of Sharepoint.
• De transmissie van informatie vanuit een centraal digitaal archief naar andere platformen zoals websites, portalen of e-commerce platformen controleren en beheren.
• Het verzamelen en beheren van beeldmateriaal creëren als bewijslast tegen schade, uit-of afval, e.a.
• Het verzamelen en beheren van beeldmateriaal als bewijslast bij uit te voeren werken en/of handelingen.
• Grote hoeveelheden aan audiovisueel materiaal creëren ten behoeve van verslaggeving of naslagwerk.
• Het op lange termijn bewaren en/of ontsluiten (cultureel) erfgoed.

Vertaald naar concrete voorbeelden gaat het dus om steden en gemeenten, internationale publieke instellingen, overheidsinstellingen, hogescholen en universiteiten, maakbedrijven, marketing agencies en e-commerce bedrijven, en veel meer. Let wel, deze lijst is absoluut niet exhaustief.