TIP 1: ELKE SUCCESVOLLE DIGITALE REIS START MET EEN STERKE STRATEGIE

Voor je aan de slag gaat, zijn er een aantal zaken die je helder moet hebben. Niet elke leverancier kan namelijk (alles) bieden wat jouw organisatie nodig heeft. Je begint dus best met het definiëren van de scope van je project.

Wat zijn de uitdagingen precies? Wat zijn je doelstellingen; waar wil je op korte maar ook op lange termijn naartoe? Moeten er vooral digitale bestanden bewaard worden of willen jullie audiovisueel materiaal archiveren? Voor wiezijn de assets bedoeld: interne medewerkers, externe partijen of zelfs voor beide? Wat met bepaalde bestanden die je eerst nog moet inscannen of uploaden vooraleer je ze digitaal kan beheren en delen? Wil je je DAM on premise of eerder in de cloud beheren?

Kortom: de volledige reikwijdte van je project moet je op punt stellen. Begin bij het begin en weet: een goede DAM-implementatie legt een stevige basis voor de toekomstige groei en digitale transformatie van jouw organisatie. Heb je eigenlijk het gevoel dat je hier al vastloopt en de hulp van een leverancier kunt gebruiken? Wees gerust: de juiste leverancier denkt ook in deze fase reeds met veel plezier met je mee.

TIP 2: DENK NIET IN SILO’S, MAAR BETREK JE BEDRIJF

Leg die hersens samen en betrek je hele organisatie (probeer niet in silo’s te denken) bij het brainstormen en in workshops. Elke organisatie is uiteraard uniek en heeft specifiekebehoeftes. Je collega’s hebben op dat vlak meer dan nuttige inbreng. Waar lopen zij vooral tegenaan? Merken ze dat ze nood hebben aan software die aan duplicaat detectie kan doen omdat er vijftien versies van hetzelfde bestand bestaan? Of bezorgt het blijvend op punt stellen van GDPR jullie kopzorgen? Ook hier: zorg dat je je goed bewust bent van alles wat zeker aangeboden moet worden op het DAM-platform en toets af met je leverancier of die dit kan bieden.

TIP 3: MUST-HAVES VERSUS NICE TO HAVES

Er is een hemelsbreed verschil tussen je korte- en je langetermijndoelstellingen. Met andere woorden: wat zijn dringende noden (must-haves) en waar kan je uitbreiden (nice to haves). Sommige aspecten zijn echt broodnodig om van start te gaan en om van je platform een bloeiend organisme te maken. Maak voor jezelf een lijst op van alle features die in de eerste fase nodig zijn en maak een onderverdeling tussen prioritaire zaken (must-have) en handige extra’s waar je op termijn naartoe wenst te groeien (nice to have). De mogelijkheid bestaat dat je budget het initieel niet toelaat om alles op je verlanglijst te verkrijgen, maar de DAM waarvoor jij kiest, moet ook die zaken op termijn kunnen aanbieden.

Enkele must-have features in een DAM zijn, bijvoorbeeld, goede tag-systemen, een verfijnde zoekfunctie, of de mogelijkheid om efficiënt te delen met internen en externen. Heb je, bijvoorbeeld, ook al nagedacht over de rechten en rollen die toegekend zullen worden op je platform? Indien verschillende partijen toegang hebben, is het belangrijk dat jouw DAM rechten en rollen kan verschaffen aan de juiste personen. Iets om goed in kaart te brengen dus!

Stel dat je graag een platform voor het duurzaam archiveren van je digitale bestanden wil, ben je wellicht aangenaam verrast door de extra mogelijkheden die geboden kunnen worden om verder te gaan. Zo kan er, bijvoorbeeld, op termijn een brand portal, een website of een ontsluitingsportaal als integratie voorzien worden. Dat zorgt er dan vervolgens voor dat zowel internen als externen, eventueel met een login, toegang krijgen tot je digitale assets. Handig, natuurlijk, maar bedenk je: is dit momenteel een must-have of eerder een nice to have?

TIP 4: INTEGRATIE

Jullie werken ondertussen vast al met een hele resem aan tools. Op den duur kan je dan weleens denken: “Nog één?!” Hier is integratie een enorme hulp en dus een feature die een goede leverancier je zeker aanreikt. Het ultieme doel van digitalisatie is immers om het digitale leven net gemakkelijker te maken en niet nog ingewikkelder. Zie het als een bloeiend ecosysteem waarin je veel minder dient te switchen tussen al die tools.

Om een voorbeeld te geven: voor een designer kan het nuttig zijn om een integratie te hebben met de Adobe Suite zonder dat hij daar apart naar op zoek moet gaan. Voor een webmaster of een marketing- en communicatieverantwoordelijke is het dan weer erg interessant als er integratie is met een CMS. Kortom: zorg ook hier dat je weet waar je medewerkers en je organisatie baat bij hebben en vraag je leverancier wat er zoal mogelijk is.

TIP 5: GISTEREN, VANDAAG EN MORGEN ONDERSTEUNING

Het doel is uiteraard dat je op het einde van de rit een goed werkend platform hebt, maar eigenlijk is dat niet voldoende. Je bent an sich immers niet enkel op zoek naar een louter uitvoerende partij, maar je wil als organisatie werkelijk bij elke stap betrokken worden en ook na oplevering nog support krijgen. Stem goed af met je leverancier waarop je wel en niet kan rekenen doorheen het proces en spreek indien nodig een duidelijke SLA (Service Level Agreement) af.

Zelfs wanneer je platform schijnbaar fantastisch werkt, wil je zeker zijn dat support steeds een optie is. Idealiter zijn er doorheen de samenwerking, en zeker nà oplevering van het platform, meerdere feedback momenten voorzien tussen de leverancier en de main users binnen je organisatie. Vermits je organisatie nooit stilstaat en continue evolueert, kan het platform enkel blijven beantwoorden aan jullie behoeftes wanneer die feedback duurzaam en non-stop wordt meegenomen. De juiste leverancier verwerkt die terugkoppelingen doorlopend en denkt proactief met je mee.

TIP 6: CONSTANTE TRANSFORMATIE

Het is vanzelfsprekend belangrijk dat je een oprecht “partner”-gevoel krijgt bij je leverancier, dat het een bedrijf is dat samen met jou nadenkt over de toekomst van je systeem. Misschien is je organisatie in volle bloei en komen er telkens nieuwe diensten of afdelingen bij die gebruik maken van het DAM-platform. Dat zijn zaken waar je leverancier met jou blijvend over zal sparren.

Constante integratie en transformatie, dat is de sleutel tot een goed DAM-platform. We geven graag mee dat we bij Zeticon, bijvoorbeeld, MediaHaven 2.0 hebben gecreëerd vanuit de feedback van ons bestaand cliënteel. Wat zij missen of waar zij verbetering in zien; dat vinden wij prioritair om weten. Op basis daarvan bouwen we een platform dat nauw aansluit bij zowel bestaande als toekomstige klanten. Daarnaast leggen we onze focus op vier releases per jaar en betreft het bij ons een toekomstbestendig platform waarbij we continue vinger aan de pols houden bij onze klanten en hun wensen.

Wees er je tot slot bewust van dat je in principe een partnership van lange duuraangaat en dus zeker een goed gevoel moet hebben bij de samenwerking. De keuze qua leverancier staat jou volledig vrij en juist daarom is het net zo belangrijk dat je merkt dat je er niet alleen voor staat en ondersteuning krijgt op maat. Aan alle mooie liedjes komt een einde? Niet noodzakelijk wat betreft de leverancier van jouw DAM-systeem!

Ben je geholpen met deze tips en word je graag verder ondersteund door Zeticon? Denk je eerder: mooi en wel, maar ik heb extra hulp en informatie nodig? Neem in beide gevallen zeker contact met ons op; wij staan paraat om je bij te staan van vrijblijvende vraag tot concrete samenwerking. Tot binnenkort?