E-mails met archiefwaarde digitaal archiveren: waarom en hoe?

Sigmund 59y RYIH Wtz Y unsplash
Terug naar overzicht

Heb je ook te maken met een overvolle mailbox van inkomende en uitgaande mails? Is je mailbox meer en meer een databank van allerlei bestanden en bijlagen? Dan is het tijd om je e-mails digitaal te archiveren! E-mails zijn een belangrijke vorm van informatie voor bedrijven. Denk maar aan hoe afspraken worden gemaakt, offertes worden goedgekeurd of informatie over dossiers wordt gedeeld. E-mails zijn niet weg te denken uit bedrijfscorrespondentie en daarom is het van groot belang om de e-mails met waarde duurzaam te bewaren. In deze blog leggen we je de principes van e-mailarchivering uit en geven we je een inkijk hoe Zeticon je kan helpen met deze uitdagingen voor je organisatie.

Waarom e-mails digitaal archiveren in een centrale, digitale archiefruimte?

Verschillende e-mailclients of webmaildiensten zoals bijvoorbeeld Gmail en Outlook bieden verschillende functionaliteiten voor ‘e-mailarchivering’. Zo kan je labels aanmaken, via de ‘archive’ knop e-mails verplaatsen naar thematische mappen per dossier, klant of onderwerp.

Dit zijn vooral handige functies om orde te scheppen in je mailbox door mails te groeperen, maar wat met e-mails die voor een langere tijd bewaard moeten worden, conform juridische vereisten en naleving? E-mailclients zijn immers niet gemaakt om e-mails duurzaam te bewaren. E-mailclients gebruiken immers eigendomsmatige en gecomprimeerde formaten waardoor je metadata en informatie dreigt te verliezen.

Als de informatie in verschillende systemen blijft hangen, is het vaak moeilijk voor organisaties om het overzicht te bewaren. E-mailclients of webmaildiensten fungeren hier als een soort silo waar de informatie bij eenzelfde persoon blijft. Dit vertraagt de bedrijfsprocessen aanzienlijk.

Daarbovenop beschikken ze niet over een uitgebreide zoekfunctionaliteit om niet enkel informatie uit e-mails, maar ook uit de bijlages snel en efficiënt op te zoeken. Het is daarom beter om archiefwaardige e-mails te archiveren in een centraal, digitaal archief in plaats van een e-mailclient of webmaildienst.

De 5 voordelen van e-mailarchivering in een digitaal archief

1. Efficiëntie
Een opgeruimde inbox is als thuiskomen in een proper huis. Door je inbox op te ruimen en e-mails te prioriteren, te identificeren en vervolgens te archiveren kan je ruimte vrijmaken in je inbox. Vermijd dus bomvolle mailservers en maak optimaal gebruik van je opslagruimte.

Daarnaast beschik je over een centraal beheer voor al je gearchiveerde e-mails in plaats van versnipperde informatie in verschillende e-mailclients. Op deze manier beschik je over één centrale bron om efficiënt informatie te gaan opzoeken.

2. Waarborg de authenticiteit en integriteit
Authenticiteit en integriteit zijn centrale eigenschappen bij duurzaam archiveren. Authenticiteit betekent dat het document is wat het beweert te zijn en integriteit betekent dat de inhoud volledig en waar is. Door je e-mails digitaal te archiveren zorg je ervoor dat de authenticiteit en integriteit van je e-mails gewaarborgd blijft.

3. Garantie op juridische compliance
In sommige sectoren of organisaties is het wettelijk verplicht om bepaalde documenten, waaronder communicatie per e-mail, gedurende een bepaalde periode te bewaren om te voldoen aan wettelijke voorschriften. Digitaal archiveren zorgt ervoor dat organisaties de juridische vereisten en regelgeving nakomen op het gebied van gegevensbewaring.

4. Risicobeheer
Het archiveren van e-mails vermindert de kans op verlies van belangrijke communicatie of het bewijsmateriaal in geval van geschillen. Ook wanneer medewerkers het bedrijf verlaten, kunnen e-mails met belangrijke informatie moeilijk terug te vinden zijn. Het bewaren van een volledig en geordend archief kan organisaties helpen bij het beschermen van hun belangen en het verminderen van juridische risico's.

5. Verbetering van toegankelijkheid
Digitale archivering zorgt ervoor dat je veel efficiënter en sneller e-mails kan doorzoeken, ophalen en raadplegen en dit ook op afstand. Dit verbetert de toegankelijkheid van informatie en vermindert de tijd die nodig is om specifieke gegevens te vinden in vergelijking met handmatige archiveringsmethoden.

Waarom archiveren met Zeticon’s informatieplatform?

Ons platform biedt verschillende functionaliteiten die ervoor zorgen dat jouw e-mails duurzaam worden bewaard en waarbij je de bovengenoemde voordelen maximaal kan benutten. Hierbij reeds enkele functionaliteiten:

  • Snel en efficiënt raadpleegbaar dankzij een flexibel metadatamodel
    Er kan diverse metadata worden toegevoegd zoals de ontstaanscontext van je e-mail, AVG/GDPR-regels, etc. Via de metadata kan je verduidelijking toevoegen over het onderwerp of de zaak waarop de e-mail betrekking heeft. Daarnaast worden er in het platform van Zeticon automatisch verbanden gelegd tussen e-mails, bijlagen en dossiers waardoor je deze snel kan traceren.
    In e-mails zit ook verborgen metadata vervat waardoor langetermijnbewaring doormiddel van afgedrukte e-mails geen nut heeft. Deze metadata gaat namelijk verloren of kan onleesbaar worden wanneer je de e-mail afdrukt. Via ons platform wordt alle technische metadata automatisch mee opgeladen in de applicatie en zijn deze ook doorzoekbaar.
    Het platform biedt een uitgebreide zoekfunctionaliteit waarbij je kan zoeken op diverse wijzen zoals via een vrij zoekveld, op een geavanceerde wijze, zoeken op synoniemen, meertalig zoeken, etc.
  • Garantie op integriteit en authenticiteit
    Dankzij de standaard ingebouwde checksums en viruscontroles van ons informatieplatform worden de e-mails en hun bijlages net zoals andere bestanden getoetst op de integriteit en authenticiteit. Zo verzekeren we je dat er geen corrupte bestanden worden gearchiveerd.
  • Bewaarde link tussen e-mails en bijlages
    Wanneer bijlagen verstuurd worden in een bestandsformaat dat niet duurzaam is, dreigt het gevaar van onbruikbare bestanden. Dit betekent dat het bestandsformaat niet meer gelezen kan worden omdat de software niet meer beschikbaar is. Bij e-mails die in HTML10 opgesteld werden, staan afbeeldingen soms op een externe webserver omdat het bericht anders te groot wordt. Deze afbeeldingen kan je verliezen, wanneer je ze niet gescheiden bewaart. In ons platform worden afbeeldingen, e-mails en bijlagen als afzonderlijke objecten bewaard in een geschikt archiveringsformaat. De specifieke hiërarchie tussen de mail en bijlages blijft behouden. Zo garanderen we het volledige overzicht van een specifieke e-mailcorrespondentie en is deze volledig doorzoekbaar, ook in de bijlages.
  • Garantie op leesbaarheid dankzij preservatieafgeleiden
    Voor de bewaring van e-mails zijn EML en MSG standaardformaten. Deze formaten krijgen ook een preservatieformaat zodat de langdurige bewaring en raadpleging gewaarborgd worden. Als gebruiker van ons informatieplatform mag je gerust zijn. Zeticon volgt de technologische evoluties op vlak van bestandsformaten op de voet op. Wanneer er nieuwe formaten ontstaan of dreigen te verouderen, dan doen wij het nodige om de preservatie te garanderen. Afhankelijk van het bestandstype van de bijlagen, worden ook hiervoor preservatieafgeleiden gemaakt.
  • Meest geschikte en veilige omgeving
    Ons platform zorgt voor een veilige en duurzame opslag van de e-mails en hun metadata. Hier horen standaard back-ups en redundante opslag bij. Zeticon beschikt over een geteste back-up procedure, waarbij het origineel op verschillende, geografisch gescheiden locaties worden bewaard. Er worden periodisch verschillende back-ups genomen, elk met hun eigen retentietijd. Geen zorgen dus dat je data verloren zal gaan!
  • Mogelijkheid tot koppeling met andere platformen
    Dankzij Zeticon’s open REST-API kan je de archivering van je e-mails automatiseren. Je kan e-mails uit een specifieke map van je inbox doorsturen naar ons informatieplatform. Een andere mogelijkheid is om regels in je inbox in te stellen en zo te bepalen welke e-mails gearchiveerd moeten worden. Zo vermijd je een export en ben je er zeker van dat je belangrijkste e-mails gearchiveerd worden en er geen informatie verloren gaat.
Benieuwd naar meer?
Vraag een vrijblijvende demo aan via de site
Geschreven door Thuy Nguyen