Wat kan ik doen met de raamovereenkomst Archiefverwerking en Adviesverlening?

1. Voor een verhuis, overdracht of vernietiging van analoog archief

Mogelijk sta je als organisatie voor de opdracht om jullie analoge archieven te schonen, te verhuizen of over te dragen naar het Centrale Depot in Vilvoorde of een andere locatie en ontbreekt het jullie aan tijd of ervaring om zulke opdrachten op een efficiënte manier tot een goed einde te brengen.
De raamovereenkomst biedt de mogelijkheid om externe krachten, van specialisten in analoog archiefverwerking tot informatiebeheerders, in te huren om jullie hierbij te ondersteunen. Daarmee zorgen we ervoor dat alles volgens de wettelijke bepalingen wordt uitgevoerd. We helpen je met:

1. Het in kaart brengen van archiefruimtes door rekken en dozen te nummeren en hun inhoud te beschrijven
2. De identificatie van series en publicatie in het serieregister
3. Het opstellen en de validatie van procedures voor overdracht en/of vernietiging.
   

2. Voor het structureren van jouw informatie met een content en information management systeem

Werkt je organisatie nog met een gemeenschappelijke mappenstructuur voor het opslaan van informatie? Is de structuur gebaseerd op het organigram en niet op de werkprocessen? Dan moeten we je niet vertellen dat zo’n structuur het bijzonder moeilijk maakt om gelijktijdig samen te werken aan een document, zonder risico op informatieverlies. Met deze werkwijze is het niet duidelijk voor medewerkers waar ze documenten moeten bewaren of kunnen terugvinden. Dit gaat vaak gepaard met twijfel over de informatieveiligheid.

We bieden een oplossing door de huidige situatie onder de loep te nemen. In samenspraak met de procesbeheerders en –medewerkers stellen we een nieuwe structuur voor. We doen dat op basis van een bewezen methodiek, waarbij we procedures, handleidingen en series analyseren. We gaan na welke applicaties er gebruikt worden en welke metadata moeten toegepast worden. Goede metadata vormt de basis om af te kunnen stappen van een mappenstructuur. Daarom besteden we extra veel aandacht aan de communicatie, het bewustzijn en change management om je organisatie hier vlot mee te leren werken. Op deze manier raakt iedereen in je organisatie met metadata vertrouwd.

Jouw eindresultaat?

• Een werkend Content en Information Management Systeem voor jouw organisatie op basis van processen
• Iedereen weet waar informatie bewaard wordt
• Iedereen kan snel en gemakkelijk informatie terugvinden
• Garantie van informatieveiligheid
• Bewaartermijnen worden gegarandeerd

3. Voor de organisatie van informatiebeheer, gebruik van het serieregister en een visie voor de toekomst

We horen van lokale besturen dat ze de organisatie van het informatiebeheer op een modernere wijze willen inrichten, maar hierbij botsen op verschillende struikelblokken:

• Het analoog archief is nog niet goed ontsloten voor het breed publiek.
• De invoer van series in het serieregister verloopt moeizaam.
• Door tijds- en personeelsgebrek ligt een visie en/of beleid die de nieuwe organisatorische en technologische ontwikkelingen omvat nog op de to do plank.

Hoe pakken we deze probleemstellingen aan?

We gaan na hoever een organisatie staat op het vlak van informatiebeheer en welke actiepunten met prioriteit moeten aangepakt worden. Waaraan moet de organisatie werken? In welke volgorde werkt de organisatie het best de verscheidene punten af? We doen dit door een quickscan uit te voeren waarbij we informatie verzamelen via workshops, de probleemstelling verfijnen, individuele gesprekken voeren en deskresearch uitvoeren.

We stellen een eindverslag op waarin bovenstaande vragen worden beantwoord. Achteraf bepaal je als organisatie of je met onze ondersteuning deze punten wil aanpakken, of dat je hier zelfstandig mee aan de slag gaat.

4. Voor het verpakken van de permanent te bewaren stukken

Beschikt je organisatie over een unieke collectie of archief (foto’s, briefkaarten, fiches…) die permanent bewaard moet worden maar niet op een conforme manier verpakt en/of beschreven is? Dan is het zinvol om de verpakking en beschrijving aan te passen aan de bestemming van de collectie of het archief.

Om jullie hiermee te ondersteunen, voeren wij een voorafgaande analyse uit van de verwerkingsmogelijkheden en van de mogelijke kosten zoals bijvoorbeeld personeel en verpakkingsmaterialen. Samen met jullie bespreken we de verpakkingsoplossingen, noodzaak van reiniging, type nummering en beschrijving. Deze acties zullen ook bijdragen aan het ontsluiten van de collectie of het archief voor wetenschappelijke of erfgoedredenen.

5. Voor het uitbreiden van de kennis en vaardigheden van de informatiebeheerders

Ondanks de uitgebreide opleidingsmogelijkheden die de Vlaamse Overheid aanbiedt, merken we dat informatiebeheerders of informatieverantwoordelijken nood aan bijkomende ondersteuning als het gaat over het gebruik van het serieregister, het implementeren van een governancemodel voor MS365 of de toepassing van substitutie.

Onze consultants zitten niet in een ivoren toren, maar staan al jaren met beide voeten in het werkveld. Met opleiding en coaching begeleiden we de informatiebeheerders en -verantwoordelijken bij specifieke vragen en uitdagingen. We besteden enerzijds aandacht aan het wettelijk en theoretische kader en anderzijds verliezen we de praktische kant; de do’s and dont’s van informatiebeheer niet uit het oog.

Kan ik beroep doen op de raamovereenkomst?

Deze raamovereenkomst is er specifiek voor lokale besturen en entiteiten van de Vlaamse overheid die op zoek zijn naar ondersteuning voor het beheer van hun analoge en digitale archieven. Daarnaast bieden we ook ondersteuning in het optimaliseren van je informatiebeheerprocessen. Dankzij onze diensten word je van begin tot eind ontzorgd en werken we samen stapsgewijs aan een duurzame oplossing.