Wat is het verschil tussen een DAM en een DMS?
Heb je als organisatie op een bepaald moment gemerkt dat je je bestanden op verschillende systemen hebt opgeslagen, en ondertussen ook beseft dat je die systemen aan elkaar zou moeten koppelen? Je bent niet de enige. Hoe kies je dan echter het juiste platform om aan jullie noden tegemoet te komen? We begrijpen dat je als klant door de bomen het bos niet meer ziet. Eén van de meest voorkomende vragen die onze prospecten zichzelf stellen is: ‘Wat is het nu het verschil tussen een DAM en een DMS? ‘. We helpen jullie graag om dit onderscheid duidelijk op een rijtje te zetten!
Wat beheer je op een DAM-platform en wat op een DMS?
Een Digital Asset Management-platform (DAM) is een systeem waar je alle soorten digitale assets duurzaam en veilig kan opslaan, gaande van afbeeldingen tot audiofiles en video’s, maar ook documenten.
Een Document Management Systeem (DMS) is echter een digitale manier om vooral documenten
op één centrale en veilige omgeving op te slaan, te beheren en aan te passen. Denk aan files als contracten, handleidingen, verslagen … in formaten zoals PDF, Word, PowerPoint, et cetera. Dat kan evengoed in DAM, maar:
- Een DMS is vooral bedoeld voor bestanden waar er nog moet aan gewerkt worden; documenten waar je als team aan wil werken. Je kan bijvoorbeeld zien welke bewerking is gebeurd, door wie en wanneer. Live editing is mogelijk via een DMS. Je bewaart het overzicht met een mappensysteem. Typische voorbeelden van een DMS zijn SharePoint en Google Drive.
- Op een DAM kan je vervolgens de finale bestanden uploaden, duurzaam bewaren, beheren en ontsluiten. Het DAM platform dient als centrale hub voor al je digitale informatie gemakkelijk terug te vinden en te hergebruiken op basis van trefwoorden, tags en filters, onafhankelijk van de hiërarchische bestandsstructuur waarin ze gecreëerd zijn. Zodoende kan je op een DAM-platform wel verschillende versies bewaren en aan elkaar linken via relaties. Je kan zelfs met een archieffase werken zodat oude, afgewerkte bestanden gearchiveerd worden en gebruikers enkel recente bestanden doorzoeken. Om de uitgebreide terugvindbaarheid te garanderen wordt in een DAM steeds extra ingezet op metadatering, op niveau van beschrijvende-, technische- en beheersmatige metadata. Eventueel kan artificiële intelligentie worden ingezet om de metadatering te versnellen en vergemakkelijken . Benieuwd naar meer features van een DAM, ontdek het op deze pagina.
Samengevat heeft elk systeem zijn specifieke aandachtspunten in de levenscyclus van een document. In een DMS kan je als team tegelijk aan bestanden werken en finaliseren terwijl je bij een DAM steeds van de recentste versie vertrekt. In een DAM gaat de focus naar het efficiënt terugvinden van de juiste bestanden.
De keuze maken
Alles hangt uiteindelijk af van de nood van jouw bedrijf. We begrijpen dat het complexe materie blijft omdat er overlappende kwaliteiten zijn en er online veel verwarring bestaat omtrent bepaalde termen. We hopen dan ook dat we met dit artikel meer helderheid hebben geboden omtrent concrete verschillen tussen DAM en DMS.
Wie nood heeft aan beide, kunnen we geruststellen: een DAM kan je integreren met een DMS zoals SharePoint.
We kunnen je helpen!
Vanuit Zeticon willen we onze klanten overigens altijd ondersteunen door samen diepgaande onderzoeken te doen en er samen met jou achter te komen welke oplossing het best aansluit bij je noden en wensen. Zeticon biedt immers een informatieplatform aan met een bredere basis en uitgebreide toepassingen. Zo zijn we meer dan enkel en alleen een DAM-leverancier, maar kan je met al je digitale informatie bij ons terecht.
Krijg je graag ondersteuning van Zeticon om te bekijken wat voor platform jullie organisatie nodig heeft of zit je na het lezen van dit artikel toch nog met wat vragen? Laat dan zeker niet na ons te contacteren; we helpen je met plezier op weg!
