Uitdaging 1- Duplicaten en verschillende versies

De meest voorkomende vraag van onze klanten blijft: hoe vinden we onze foto’s en documenten terug? De nuance op die vraag komt ook snel: hoe vinden we dejuisteversie terug? Zeker bij samenwerkingen met collega’s of externe partijen (zoals communicatiebureaus, persdiensten, et cetera) verlies je gauw het overzicht. Het duplicaatprobleem duikt vaak op. Collega’s Nabil en Anneke beschikken allebei over hetzelfde document, maar slaan het elk elders op. Dan heb je eenzelfde asset dubbel bewaard; niet handig. Het neemt veel opslagruimte in beslag, terwijl het om verlorenruimte gaat.

Verwar duplicaatdetectie echter niet met versiebeheer! Bij versiebeheer gaat het over verschillende versies van hetzelfde object. Een foto in onbewerkte en in bewerkte fase, bijvoorbeeld. Klinkt het ons niet allemaal herkenbaar in de oren: iemand bewerkt beeldmateriaal en bewaart het ergens als nieuwe versie. De volgende persoon die ermee moet werken, denkt dat de oude versie de juiste is en gaat daarmee verder aan de slag.

Beide problemen los je op met een informatieplatform. Duplicaten worden simpelweg niet toegelaten bij het opladen. Anderzijds is er sprake van versiebeheer door relaties te leggen tussen assets. Zo definieer je: deze foto is gelinkt aan die foto. Het concept lijkt eenvoudig, maar vermijdt een hoop onnodige chaos. Het grote voordeel is dat je het relatietype kan omschrijven, bijvoorbeeld: ‘vorige versie’. Zo ziet een gebruiker snel genoeg wat de meest recente versie is, of als de foto/versie reeds besta

Uitdaging 2- Hoe vind je de beste foto?

Soms is je opzoekingsvraag vrij specifiek. Zo wil je in een brochure ter promotie van je stad, gemeente of bedrijf kiezen voor foto’s met de hoogste kwaliteit. Hoe vind je nu het beste exemplaar tussen de honderden foto’s in je beeldbank? Hier komt metadatering ontzettend van pas. Hoe werkt het: als je aan je foto’s bij het uploaden een bepaald aantal sterren toekent (1 voor slechte kwaliteit en 5 voor topkwaliteit), rate je je objecten in feite. Ben je dus op zoek naar de best mogelijke foto voor een project, kan je filteren op beelden met 5 sterren en vind je een handomdraai het object met de gewenste kwaliteit terug. Het systeem deelt objecten overigens ook automatisch in volgens lage, middelhoge en hoge kwaliteit.

Wij merken in de workshopmetadata, die we in het begin van een samenwerking met een klant houden, dat men vaak versteld staat van de brede waaier aan mogelijkheden, waaronder ook dit vijfsterrenbeoordelingssysteem. Je bespaart jezelf enorm veel tijd en moeite, want je moet niet meer nodeloos zitten scrollen tussen foto’s en er honderd openklikken om te zien welke de beste is; dat doet het platform met behulp van metadata voor jou. Meer dan puur ‘iets terugvinden’, toch?

Uitdaging 3- GDPR voor gevorderden

Situatieschets: er is een persconferentie georganiseerd met de bestuursleden van de organisatie waarvoor je werkt. Je hebt als communicatiemedewerker foto’s laten nemen door een fotograaf en elk bestuurslid heeft een toestemmingsformulier ondertekend dat de foto’s gebruikt mogen worden op jullie website. Schitterend, maar hoe zit het nu verder met de GDPR? Mag je alles zomaar bijhouden? Hoe?

GDPR is een complex concept. Je moet immers wettelijk in orde zijn. Hoe je dat specifiek inricht, is voor iedereen afhankelijk. Iedereen kent het concept, maar concreet weten weinigen wat moét en wat kán. Bij Zeticon bekijken we dat per klant en maken we de vertaalslag: hoe kunnen we ervoor zorgen dat het platform biedt wat jij als klant nodig hebt? De balans moet voor iedereen werken; waar de ene het liever haalbaar houdt voor gebruikers en fotografen, wil de andere er net graag nog dieper op ingaan.

Om terug te komen op de geschetste situatie, kan het een simpel veldje betreffen op de foto (“GDPR: JA/NEE/NVT”) waarbij de juiste optie aangeduid kan worden. Anderzijds kan je ook die ondertekende formulieren opladen en koppelen per foto. Daar kruipt uiteraard tijd in, maar het kan en qua GDPR ben je dan zeker in orde. Het is belangrijk om als klant het evenwicht voor jezelf te zoeken met je leverancier: wat is genoeg en/of willen we meer?

Uitdaging 4- Controle

Je merkt: een platform kan een reuze hulp zijn. De allergrootste uitdaging die daaraan gekoppeld is, is: hoe voorkom je dat je rijk platform een vuilnisbak wordt? Wat bedoelen we daar nu mee? Je moet steeds de kwaliteit en controle van de metadata en van je objecten vooropstellen. Anders laat je toe dat iedereen in het systeem gooit wat hij/zij wil waardoor het een ongecontroleerd en vervuild boeltje wordt en je bepaalde assets nooit meer terugvindt. Door een evaluatieflow op te starten, zeg je: we laten zo veel mogelijk mensen toe om input te geven (rijk systeem), maar we zetten er een controle-laag tussen (geen vervuiling). Ten eerste kan dat door visueel te bekijken of een foto, bijvoorbeeld, scherp genoeg is om op het platform te passen. Ten tweede controleer je de metadata. Als iets wordt opgeladen waar niets van informatie of metadata aanhangt, weet je: dit vinden we nooit meer terug.

Hoe gaat het concreet in zijn werk; je handelt met rechten en rollen. Stel dat Annelies de rol van invoerder krijgt op het platform, kan zij van alles opladen waar ze metadata aan toevoegt. Nora, die de rol van contentbeheerder heeft, kan op haar beurt een evaluatie uitvoeren en bekijken of het object aan de kwaliteitsvereisten voldoet.

Heb je toch wel wat uitdagingen herkend en overweeg je met jouw organisatie de stap te zetten naar een DAM-platform? Aarzel dan zeker niet om ons vrijblijvend te contacteren; we helpen je graag op weg.