Informatiebeheer: processen als basis voor een succesvolle digitale transformatie
Digitale transformatie is één van de belangrijkste prioriteiten in zowel overheidsdiensten als commerciële bedrijven. Veel IT-diensten worden vandaag dan ook platgelopen door technologiebedrijven die hun producten aanprijzen als de ultieme basis voor een digitaal transformatietraject. Wij, bij Zeticon, hebben een andere visie: Digitale transformatie kan enkel worden bewerkstelligd door een adequaat informatiebeheersplan en een focus op processen – niet technologie – als basis.
De onmisbare schakel
Veel bedrijven en lokale overheden kijken naar digitale transformatie als een zuiver technologische opgave. Vaak wordt er eerst veel tijd besteed aan de keuze voor het perfecte cloudplatform, maar beseft men pas achteraf dat de bedrijfsprocessen en informatiestromen niet zomaar overgezet kunnen worden naar de nieuwe architectuur. Het eindresultaat is vaak hetzelfde: hoewel de bestaande systemen nu draaien op een moderner platform is de ervaring van de klant of burger nog steeds hetzelfde.
Voorbeeld: Er wordt een systeem aangekocht voor het scannen en digitaliseren van de inkomende papieren post. Maar wat blijkt: er zijn geen of weinig mogelijkheden om data te exporteren naar andere systemen. Resultaat? Data moet manueel gedownload worden en vervolgens geupload in het centraal systeem. Een enorm tijdrovende taak die gemakkelijk vermeden kan worden door te kiezen voor een adequate processtructuur waarbij data en metadata automatisch kunnen doorstromen naar andere toepassingen.
De oplossing is volgens ons duidelijk: een degelijke digitale transformatie moet eerst en vooral vooraf gegaan worden door het adequaat in kaart brengen van de bestaande processen. Deze analyse vormt vervolgens de perfecte basis voor een informatiebeheersplan waarin de volledige levenscyclus van informatie binnen een organisatie exact wordt vastgelegd. Vervolgens is het een fluitje van een cent om processen op een efficiënte manier te digitaliseren.
Vele routes - 1 bestemming
De meest voor de hand liggende bronnen voor digitale transformatie zijn natuurlijk de processen die momenteel nog (deels) analoog verlopen. Deze processen hebben een aantal specifieke uitdagingen: Wat met de bewaartermijn? Hoe regelen we de substitutie van papieren documenten door digitale scans? Welke metadata is nodig doorheen de levenscyclus van een document? En welke scanstrategie wordt gehanteerd voor het digitaliseren van de papieren documenten?
Het is duidelijk dat een digitale transformatie van een analoog proces meer behelst dan enkel het inscannen van documenten. Van bijzonder belang is dat men hierbij beide kanten van het verhaal nooit uit het oog verliest: de analoge bron moet goed georganiseerd en gestructureerd zijn, maar de uiteindelijke digitale structuur moet ook optimaal georganiseerd zijn om de toekomstige digitale processen optimaal te ondersteunen.
Tip: Maak geen papieren proces digitaal door het gewoon om te zetten. Kijk naar de mogelijke verbeteringen. Wijzig de manier van ordenen van informatie. Een papieren klassement kan maar op één manier georganiseerd worden, terwijl een digitaal document met de juiste metadata op vele verschillende manieren efficient kan doorzocht worden.
Een optimale digitale structuur is dus van essentieel belang, en dat is exact waarom onze expertise ook vaak gevraagd wordt bij processen die reeds (deels) gedigitaliseerd zijn. Ondanks de digitale tooling moet informatie zich bijvoorbeeld vaak nog een weg banen doorheen meerdere tools, of zit informatie gefragmenteerd en gedupliceerd opgesloten in silo’s.
Deze problemen zijn hinderlijk voor de interne bedrijfsprocessen, maar vormen vooral ook een enorme bron van frustratie voor de klant of burger die er mee geconfronteerd wordt. Een goed informatiebeheersplan voorkomt deze frustraties en opent in de publieke sector tegelijk de deur naar transparante processen waarbij de burger exact weet hoe hij/zij documenten kan bemachtigen.
Doe de Quickscan
We hebben u hopelijk reeds wat stof tot nadenken gegeven rond de digitale transformatie van uw processen. Kan u zichzelf herkennen in bovenstaande uitdagingen, of staat u net nog aan het begin van uw digitale transformatie reis? Dan vraagt u zich waarschijnlijk af hoe u nu precies van uw huidige situatie best verder kan gaan.
Geen zorgen! Bijna al onze klanten zitten in dezelfde situatie, en daarom hebben wij doorheen de jaren een gestroomlijnde ‘Quickscan’ ontwikkeld.
Gedurende een periode van twee tot vier weken toetsen we uw huidige (of bestaande) processen aan de principes van goed informatiebeheer. Dit door middel van workshops, individuele gesprekken en deskresearch Vervolgens maken wij een gedetailleerd rapport van uw huidige situatie en doen we voorstellen voor een goed informatiebeheersplan en mogelijke volgende stappen.
Benieuwd naar wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen?
Neem vrijblijvend contact op!
