OAIS en E-depot: De Sleutel tot Duurzame Digitale Bewaring

Wat is het OAIS-model?

Het OAIS-model is ontwikkeld door het Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) en is inmiddels vastgelegd als ISO-standaard (ISO 14721). Het biedt overheden, archiefinstellingen en organisaties een theoretisch raamwerk om digitale informatie op een toekomstbestendige manier te beheren, bewaren en toegankelijk te houden.

Het model beschrijft zes functionele componenten die samen zorgen voor duurzame digitale archivering:

1. Ingest (Aanlevering): het proces waarbij digitale informatieobjecten worden aangeleverd aan het e-depot, inclusief metadata-registratie, validatie en normalisatie.
2. Archival Storage (Bewaring): de veilige en langdurige opslag van digitale informatie, inclusief back-ups, versiebeheer en integriteitscontroles.
3. Data Management (Gegevensbeheer): het beheer van de metadata van digitale objecten, zoals bestandsformaten, toegangsbeperkingen, authenticatiemogelijkheden, enzovoort.
4. Administration (Beheer): het beheer van het e-depot zelf, inclusief het beheer van gebruikers, toegangsrechten, beveiliging.
5. Access (Toegang): het proces van het aanbieden van toegang tot digitale objecten in het e-depot, inclusief authenticatie en autorisatie.
6. Preservation Planning (Bewaarplanning): het plannen van de strategieën voor het behoud van digitale objecten op lange termijn, inclusief de migratie naar nieuwe formaten en technologieën.

Wat is een e-depot?

Een e-depot is een digitale voorziening voor het langdurig, veilig en duurzaam bewaren van digitale overheidsinformatie. Het garandeert dat documenten, datasets, media en andere digitale objecten ook over tientallen jaren nog authentiek, toegankelijk en leesbaar zijn, ongeacht technische evoluties in bestandsformaten of opslagmedia.

Het e-depot van Zeticon in de praktijk

Het e-depot van Zeticon is ontworpen op basis van het OAIS-model en sluit volledig aan op de eisen van de Nederlandse overheid rond digitale duurzaamheid, toegankelijkheid en informatiebeveiliging. De zes functionele domeinen van OAIS zijn vertaald naar concrete onderdelen binnen onze oplossing:

1. Aanlevering: Informatieobjecten kunnen handmatig, semi-automatisch of volledig geautomatiseerd worden overgedragen. Tijdens het aanleverproces worden technische en inhoudelijke controles uitgevoerd, inclusief metadata-validatie.
2. Bewaring: Bestanden worden veilig opgeslagen conform afspraken over back-up, integriteit en replicatie. Alle opslag is auditbaar en gebaseerd op strikte beveiligingsprotocollen.
3. Gegevensbeheer: Naast de beschrijvende metadata kan er in het e-depot van Zeticon ook technische en beheersmatige metadata bewaard worden. Deze metadata wordt gebruikt om de objecten eenvoudig terug op te kunnen zoeken, maar ook om toegangsbeperkingen en andere beheersregels vast te leggen.
4. Beheer: Gebruikers- en rollenbeheer wordt volledig binnen het e-depot afgehandeld. Beheerders kunnen direct instellingen aanpassen, gebruikers beheren en toegangsgroepen aanmaken.
5. Toegang: Afhankelijk van de ingestelde autorisaties kunnen gebruikers documenten zoeken, bekijken en downloaden. Toegang kan via de gebruikersinterface of via API-integraties met andere systemen worden aangeboden.
6. Bewaarplanning: Met behulp van een formaatregister wordt bepaald welke bestandsformaten geaccepteerd worden en of er extra kopieën nodig zijn voor duurzame raadpleegbaarheid. Onze software wordt continu geüpdatet met nieuwe bewaartechnieken en best practices, zodat je zeker bent van langdurige toegankelijkheid.

Flexibel én gebruiksvriendelijk

Het e-depot van Zeticon is modulair opgebouwd, waardoor het eenvoudig is aan te passen aan de specifieke eisen van jouw organisatie. De interface is intuïtief: zowel informatiespecialisten als incidentele gebruikers kunnen snel en efficiënt aan de slag. Dankzij krachtige zoekfunctionaliteit is relevante informatie eenvoudig terug te vinden, ook op de lange termijn.

Informatieobjecten kunnen verschillende vormen aannemen: documenten, afbeeldingen, audio- en videobestanden, datasets of webarchieven. Al deze objecten worden op uniforme wijze beheerd en opgeslagen — onafhankelijk van de gebruikte infrastructuur of apparatuur.

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Zeticon’s e-depot biedt een robuuste en toekomstbestendige oplossing voor digitale archivering binnen de kaders van OAIS en Nederlandse standaarden zoals TMLO, DUTO en de Archiefwet. Onze oplossing is inzetbaar binnen de gehele publieke sector, van gemeenten en provincies tot uitvoeringsorganisaties en archiefdiensten.

Wil je digitale informatie niet alleen bewaren, maar ook structureel beheersen en duurzaam beschikbaar houden? Dan is een e-depot volgens het OAIS-model geen optie, maar een noodzakelijkheid..