Structuur in je digitale bestanden: mappenstructuur of metadateren

ZONDER METADATA GEEN DAM

Heel vaak krijgen we de vraag waarom we bij Zeticon het metadateren van digitale bestanden verkiezen boven het gebruik van een klassieke mappenstructuur. Om dit te kaderen is het belangrijk nog even in te gaan op de essentie van Digital Asset Management (DAM) en welke voordelen er aan verbonden zijn. Een DAM heeft immers tot doel digitale informatie efficiënt te organiseren, op te slaan en te (her)gebruiken. Het uiteindelijke doel is ervoor te zorgen dat digitale bestanden makkelijker terugvindbaar en sneller uitwisselbaar zijn. Tijdswinst in alle vormen van samenwerken dus, zowel intern als extern. Het gebruik van metadata, waarbij je je digitale assets letterlijk gaat verrijken met bijkomende data, faciliteert deze voordelen van een DAM.

Eenvoudig uitgelegd houdt metadateren in dat je digitale mediabestanden en hun inhoud gaat beschrijven aan de hand van bijkomende data. Wij onderscheiden hierbij 3 types van metadata:

• Beschrijvende metadata: Deze heeft als doel het identificeren en beschrijven van digitale assets. Hierbij denken we aan informatie m.b.t. herkomst, identificatie en interpretatie. Beschrijvende metadata zijn o.a. gegevens zoals titel, auteur, datum enzovoort.
• Beheersmatigemetadata: Beheersmatige metadata hebben als doel het beheer van jouw digitale assets te structureren. Beheer omvat de informatie over eigendom, herkomst, GDPR en hergebruik, verantwoording over beheersactiviteiten enzovoort. Beheersmatige metadata zijn dus gegevens zoals bewaartermijnen, selectielijsten en rechten;
• Technische metadata: Deze heeft als doel het weergeven van technische informatie van een digitaal asset. Technische metadata zijn voor het beheer van gegevens van groot belang. Deze gegevens vertellen bijvoorbeeld het type bestandsformaat, de resolutie, ...

In een DAM wordt al deze metadata gebruikt om enerzijds objecten snel terug te vinden, en anderzijds het gedrag van het object te bepalen. Snelheid, tijdwinst en meer grip op informatie krijgen, dus. Dat is waar het om draait bij gebruik van metadata.

HET VERSCHIL TUSSEN METADATA EN EEN MAPPENSTRUCTUUR

Sommigen zullen zich afvragen wat er precies mis is met de klassieke mappenstructuur. Folders gebruiken en navigeren is namelijk een vaardigheid die iedereen met een basis computerkennis machtig is. Het antwoord wordt al snel duidelijk aan de hand van een mogelijks herkenbaar voorbeeld:

Neem een gemiddelde organisatie met een gedeelde mappenstructuur. Deze mappen bevatten alle bestanden van de laatste kwartaalresultaten tot marketingmateriaal en bedrijfsfoto's. Deze mappen zijn doorgaans goed navigeerbaar voor zij die de structuur oorspronkelijk gemaakt hebben, maar zijn een absolute nachtmerrie voor nieuwkomers. Die foto's van het laatste succesvolle klanten project staan immers niet in de folder "Foto's", maar onder "Marketing/2021/projectX/oplevering".

En het gaat nog verder: Wat als al je klanten projecten per klant zijn verdeeld in folders, maar je op zoek bent naar alle foto’s waarop de burgemeester stond, of alle foto’s van een bedrijfsfeestje waar er gedanst werd? De mappenstructuur is nu een pak lastiger: je moet namelijk door elke folder scrollen, manueel elke sub folder bekijken en vervolgens enkel de relevante bestanden selecteren. De beperking van folders wordt meteen duidelijk: ze laten enkel toe om bestanden op één manier efficiënt te organiseren en doorzoekbaar te maken.

Laat ons nu het alternatief bekijken: Naast de mappenstructuur zijn alle multimediabestanden ook gemetadateerd: bij elk bestand zijn tags of beschrijvingen toegevoegd, zoals bijvoorbeeld de klantnaam, de projectmedewerkers of de activiteit die plaats vond. De collectie is nu veel makkelijker doorzoekbaar want aan de hand van een simpele zoekopdracht kan de computer makkelijk alle bestanden verzamelen vinden met de overeenkomstige tags.

Met deze aanpak moet je wel rekening houden dat alle bestanden gemetadateerd moeten worden. Maar die extra tijdinvestering bij het toevoegen van nieuwe multimediabestanden kan de bruikbaarheid van de databank drastisch verhogen. En geen zorgen, onze oplossingen zijn ontworpen om dit proces zoveel mogelijk te stroomlijnen. Zo kan je bijvoorbeeld de mogelijke tags vooraf definiëren, waardoor je deze nog enkel uit een lijst moet selecteren.

En de tijd staat ook niet stil! Zeticon werkt via het Cronosnetwerk samen met gespecialiseerde partners om de nieuwste technologieën te integreren in ons DAM systeem. Zo partneren we onder andere met innovatieve Artificiële Intelligentie bedrijven om automatisch suggesties te genereren voor bepaalde tags, waardoor het metadateringsproces drastisch wordt versneld. Gebruikers hoeven immers enkel nog de suggesties van het AI-systeem te controleren, indien nodig te verbeteren en te accepteren.

VOORDELEN VOOR JOUW ORGANISATIE

In de eerste plaats zorgt metadata er dus voor dat jouw digitale assets efficiënter georganiseerd en doorzocht kunnen worden. Je bent immers niet langer afhankelijk van de beperkte mappenstructuur en zoeken op bestandsnaam maar vindt nu alle bestanden eenvoudig terug door diverse parameters te gebruiken zoals tags, beschrijvingen of categorieën.

Maar het gebruik van metadata biedt ook bijkomende voordelen:

• Access/Rights Management: Wat als je gebruikers enkel toegang wil geven tot bestanden van een bepaald project? Of als bepaalde bestanden niet mogen gebruikt worden door het marketingteam? Dankzij metadata is het instellen en bepalen van rechten makkelijker dan ooit: je koppelt objecten immers aan bepaalde groepen van gebruikers.
• GDPR: De recente GDPR-regels laten gebruikers toe om aan bedrijven alle informatie op te vragen die over hen is verzameld. Met behulp van metadata is deze taak een fluitje van een cent, je hoeft immers enkel de juiste metadata velden te configureren om de nodige GDPR-informatie op te slaan.
• Bestandsinformatie: Soms kan het moeilijk zijn om de inhoud van bepaalde multimedia bestanden snel af te leiden. Videobestanden verhullen bijvoorbeeld vaak weinig informatie in de thumbnail, maar ook een foto zonder context kan soms moeilijkheden geven. Met goede metadata kan een gebruiker een sneller en beter begrip krijgen van de inhoud van een bestand
• Filtering: Zie je door de data het bos niet meer? Door vooraf gedefinieerde metadata structuren (via bvb taxonomieën, voorgedefinieerde codelijsten, ...) te gebruiken bij het metadateren kan je heel eenvoudig filteren en de juiste bestanden terugvinden.
• Preservatie: Voor databanken die data gedurende langere tijd moeten bewaren is metadata cruciaal om te verzekeren dat de data in de toekomst überhaupt nog kan geopend worden. De meeste bestandsformaten worden na een tijd immers verouderd, en niet langer ondersteund door hedendaagse software. Door informatie bij te voegen over compatibele software en hardware kan de compatibiliteit op lange termijn ook verzekerd worden.

De mogelijkheden zijn dus legio, maar welke metadata je precies wil gebruiken is uniek aan de processen binnen jouw bedrijf. Het is dus een kwestie van de juiste velden te definiëren die relevant zijn aan jouw organisatie, iets waar Zeticon haar klanten overigens telkens in begeleidt.

CONCLUSIE

Hopelijk hebben we duidelijk kunnen maken wat metadatering precies is, en wat de voordelen ervan kunnen zijn voor de bruikbaarheid van jouw data. Hoewel metadatering een extra tijdsinvestering vereist bij het toevoegen van nieuwe bestanden, kan het de efficiëntie bij het terugvinden van bestanden drastisch verhogen en belangrijke processenzoals acces management en GDPR compliance extra ondersteunen. En de toekomst is veelbelovend, want met behulp van nieuwe AI-technologie zal de benodigde tijdsinvestering voor het metadateren van objecten enkel dalen.

Het is dus duidelijk: Metadata is de kern van DAM. Beschik je ook over een berg data en ben je benieuwd hoe je de bruikbaarheid van die data kan verbeteren?