Hoe hou ik mijn beeldbank up-to-date?
Je kent het wel: je beeldbank zit propvol met foto’s, video’s en grafische bestanden. Sommige zijn gisteren gemaakt, andere zijn net zo retro als een cassettebandje of een oude Walkman. Niet alles wordt elke dag gebruikt, en soms mag je die beelden ook helemaal niet zomaar verwijderen. Tegelijk wil je het overzicht bewaren en vermijden dat verouderde beelden per ongeluk opnieuw worden gebruikt of voor verwarring zorgen. Wat doe je dan? Het antwoord is simpel: archiveren!
Denk maar aan beelden van evenementen waar kinderen, senioren of kwetsbare burgers aanwezig waren: deze soort beelden brengen extra verantwoordelijkheden met zich mee. GDPR en andere privacyregels bepalen dat deze informatie niet langer actief mag blijven dan nodig. Handmatig archiveren is tijdrovend, foutgevoelig en gebeurt in de praktijk vaak te laat of helemaal niet.
Onze module voor automatische archivering neemt dit werk uit jouw handen. Je stelt bewaartermijnen in, en het systeem archiveert beelden, video’s en documenten veilig en automatisch. Zo blijft je DAM overzichtelijk, compliant en veilig.
Wat is archiveren eigenlijk?
Archiveren betekent simpelweg: “niet meer actief zichtbaar, maar wel veilig bewaard”. Je hoeft er niet elke dag naar te kijken, maar ze zijn er nog wel als je ze later nodig hebt.
In je beeldbank of DAM-systeem kan je namelijk voor elk object een bewaartermijn instellen. Van zodra deze periode verstreken is, wordt het object automatisch verplaatst naar een beveiligd archief. Geen handmatig werk, geen vergeten deadlines, en geen risico’s voor privacy.
Waarom zou ik archiveren?
- Overzicht bewaren: een DAM vol met oude content is niet handig. Door content die je niet meer gebruikt te archiveren, zien medewerkers alleen de dingen die relevant zijn. Zo voorkom je dat iemand per ongeluk een campagnefoto van 2010 opnieuw gebruikt.
- Sneller en soepeler werken: Een overvolle beeldbank kan vertragend werken bij je zoekacties. Archiveren helpt de actieve collectie sneller en overzichtelijker te maken. Minder scrollen, sneller vinden.
- Bescherming van gevoelige informatie: Sommige beelden mogen niet zomaar door iedereen worden gebruikt. Door ze te archiveren, kun je bepalen wie er nog bij kan en wie niet. Zo blijft alles veilig en compliant, zonder dat het de workflow in de weg zit.
- Bewaarplicht en bewijsvoering: Ook oude beelden kunnen ooit van pas komen, bijvoorbeeld bij audits of juridische vragen. Archiveren zorgt dat je altijd een back-up hebt van wat er ooit is gemaakt, zonder dat het de actieve collectie vervuilt.
- Klaar voor hergebruik: Wie weet komt die oude foto of video ooit nog goed van pas. Archiveren is dus als het opbergen van een voorraadje: handig voor later, zonder dat het nu in de weg zit. Denk bijvoorbeeld aan een pensioenfeest van een collega: dan haal je die oude foto's gewoon weer boven uit het archief. En met slimme tools zoals gezichtsherkenning vind je in no time precies wat je zoekt.
Klinken de volgende scenario's bekend?
- Beelden waarvoor ooit toestemming werd gegeven, maar waarvan die toestemming intussen is ingetrokken of beperkt in tijd. Je mag ze niet meer actief gebruiken, maar je moet ze mogelijk wel bewaren voor bewijsvoering of administratieve redenen.
- Foto’s van tijdelijke evenementen, bouw- en renovatieprojecten of wegwerkzaamheden? Nuttig voor archief, maar niet meer relevant voor de actuele campagnes.
- Beelden van activiteiten met senioren in een wijkcentrum of jonge kinderen op speelpleinen of in kinderopvang. Na enkele jaren zijn ze niet meer actueel, maar ze blijven relevant als referentie of bewijs bij audits.
- Heb je video’s en foto’s van oude projecten, infosessies of presentaties? Interessant om bij te houden, maar niet iets wat je nog actief inzet in je communicatie.
Zo werkt automatische archivering in MediaHaven
Het beheren van je beelden was nog nooit zo eenvoudig: stel een bewaartermijn in voor je foto’s en video’s, en de beeldbank regelt de rest. Zodra de ingestelde termijn is bereikt, worden je bestanden automatisch gearchiveerd.
Geen manuele controles, geen gemiste deadlines en geen overvolle, onoverzichtelijke mediabibliotheek meer alleen een strak georganiseerde beeldbank die altijd up-to-date blijft.
Archiveren is slim opbergen
Archiveren is geen “weggooien”, maar slim opbergen. Het houdt je beeldbank overzichtelijk, veilig en future-proof. En het mooiste: als je later iets nodig hebt, is het altijd binnen handbereik.
