Het vernietigingsproces: een essentieel onderdeel binnen je informatiemanagement

Waarom digitale dossiers vernietigen belangrijk is

Het vernietigen van digitale informatie is een essentieel onderdeel van goed informatiebeheer. Dit draagt bij aan naleving van wet- en regelgeving, het beschermen van gevoelige gegevens, kostenbeheersing en risicobeperking. Hieronder lichten we de belangrijkste redenen toe:

• Naleving van wet- en regelgeving: Veel sectoren zijn gebonden aan regels rond het bewaren én vernietigen van gegevens. Denk aan de AVG (GDPR), maar ook aan archiefwetgeving. In veel gevallen moeten gegevens na een bepaalde periode, of bij het einde van een contract, verplicht worden verwijderd. Correcte vernietiging voorkomt juridische risico’s en mogelijke boetes.
• Bescherming van vertrouwelijke informatie: Door digitale dossiers tijdig en gecontroleerd te verwijderen, voorkom je dat vertrouwelijke of gevoelige gegevens toegankelijk blijven voor onbevoegden. Dit verkleint de kans op datalekken, misbruik van persoonsgegevens of cyberincidenten.
• Efficiënter gebruik van opslag en middelen: Het verwijderen van overbodige of verouderde documenten bespaart opslagruimte, verlaagt beheerskosten en vermindert administratieve lasten. Denk aan minder uitgaven voor hosting, licenties, onderhoud en ondersteuning.
• Risicobeheer: Gegevens die onnodig bewaard blijven vormen een risico. Door informatie op het juiste moment te vernietigen, verklein je het risico op reputatieschade, juridische complicaties of inbreuk op privacywetgeving.
• Beter grip op informatiebeheer: Hoe minder irrelevante informatie aanwezig is, hoe eenvoudiger het wordt om te vinden wat écht belangrijk is. Dit verhoogt de vindbaarheid, kwaliteit en betrouwbaarheid van je informatie en ondersteunt medewerkers in hun dagelijkse werk.

Voor welke sectoren en toepassingen kan het vernietigingsproces interessant zijn?

Zowel in de publieke als privésector is dit proces van essentieel belang.

• In Nederland speelt bijvoorbeeld het vernietigingsproces bij het Nationaal Archief Nederland een cruciale rol in het beheer van overheidsinformatie en -documenten. Dit proces wordt zorgvuldig uitgevoerd volgens de regels en voorschriften van de Nederlandse archiefwetgeving, met als doel om de juiste balans te vinden tussen het bewaren van waardevolle historische documenten en het vernietigen van overbodige of verouderde gegevens.
• Voor de Vlaamse Overheid heeft Zeticon voor Het Digitaal Archief een custom vernietigingsflow geïmplementeerd, aangepast aan Vlaamse regelgeving.
• Gezondheidszorg: Het vernietigen van medische dossiers op een veilige manier om aan privacyregelgeving te voldoen (zoals HIPAA in de VS of AVG in de EU).
• Financiële sector: Vernietiging van financiële gegevens om te voldoen aan wettelijke bewaartermijnen en het beschermen van klantinformatie.
• HR: Het vernietigen van oude personeelsdossiers volgens de wettelijke vereisten om de privacy van werknemers te beschermen.

Denk ook maar aan toepassingen zoals application retirement. Je maakt kosten voor licenties en onderhoud van informatiesystemen en back-ups waarop digitale informatie staat die vernietigd had moeten zijn.

Hoe werkt het vernietigingsproces in ons platform?

In ons intelligent informatiemanagement- en archiveringsplatform kunnen vooraf gedefinieerde beheersregels ingesteld worden voor (middel)lange termijn dossiers en documenten.

• Een volledig, geautomatiseerd vernietigingsproces
  Dankzij ons flexibele metadatamodel kun je beheersregels direct opnemen in de metadata van documenten en dossiers. Op basis daarvan kan het vernietigingsproces volledig geautomatiseerd verlopen.

  Met een slimme plug-in leg je zelf de juiste rekenregels vast, afgestemd op de bewaartermijnen of andere klantspecifieke criteria. Zo stel je eenvoudig in wanneer een object vernietigd moet worden.

• Op de ingestelde vernietigingsdatum wijzigt het systeem automatisch de status van het object, en worden de bijbehorende bestanden (representaties) definitief verwijderd uit het platform.
  De metadata blijft beschikbaar voor inzage en rapportage, zodat je altijd kunt aantonen wat wanneer is vernietigd.
• Volledige tracking van het vernietigd dossier of document
  De datum waarop deze actie uitgevoerd wordt, wordt in de metadata van het object opgenomen zodat men op ieder moment kan zien wanneer een document of object niet meer beschikbaar is. Daarnaast wordt de verantwoording voor vernietiging steeds bewaard in ons platform.

• Een evaluatieflow voor het vernietigen
  Je kan zelf instellen of documenten of dossiers automatisch worden vernietigd op de vastgelegde datum, óf pas na expliciete goedkeuring van een gebruiker.

  Dit is vooral handig in situaties waarin meerdere personen of afdelingen eerst akkoord moeten geven, bijvoorbeeld op basis van interne procedures of regelgeving.

  Zo bouw je een extra controlelaag in, en voorkom je dat informatie onbedoeld of te vroeg wordt vernietigd.

• Een proces op basis van de noden en behoeftes van iedere klant
  Het vernietigingsproces wordt altijd afgestemd op de specifieke situatie van de klant.

  Voorafgaand aan de inrichting van de vernietigingsflow, gaan we samen om tafel om de gewenste werkwijze en beheersregels in detail te bespreken. Zo zorgen we ervoor dat het proces naadloos aansluit op de interne procedures en wettelijke kaders van jouw organisatie.

Het verschil tussen documenten in archieffase en vernietigingsfase

Tot slot is het belangrijk om vooraf goed te bepalen welke informatie bewaard moet blijven en wat veilig vernietigd kan worden. Binnen Zeticon hanteren we hierbij de volgende definities:

• Gearchiveerde objecten: deze zijn niet langer relevant voor publicatie (naast de andere objecten), maar wel nog cruciaal om in bewaring te houden.
• Objecten om te vernietigen: objecten die niet langer in bewaring moeten gehouden worden, en ook niet langer raadpleegbaar zijn.

In ons platform kan je er bovendien voor kiezen om objecten te archiveren in plaats van volledig te verwijderen, afhankelijk van de bewaartermijn of juridische context.

Conclusie

Een zorgvuldig ingericht vernietigingsproces binnen je archiveringsoplossing is essentieel om te voldoen aan wet- en regelgeving, de vertrouwelijkheid van gegevens te waarborgen, opslagruimte efficiënt te gebruiken en risico’s te beperken.

Dit is vooral belangrijk in sterk gereguleerde sectoren zoals de publieke sector, zorg, financiële dienstverlening en juridische instellingen.