Het vernietigingsproces: een essentieel onderdeel binnen je informatiemanagement

Waarom is digitaal vernietigen belangrijk?

Digitale dossiers vernietigen is belangrijk vanuit verschillende invalshoeken:

• Naleving van wet- en regelgeving: Veel sectoren worden gereguleerd door strenge wetten omtrent gegevensbewaring en -vernietiging, zoals de GDPR (of AVG) in Europa. De juiste vernietiging van gegevens voorkomt juridische risico's en boetes. Gegevens moeten soms na een bepaalde periode of na beëindiging van een contract verplicht vernietigd worden.
• Bescherming van vertrouwelijke informatie: Het vernietigingsproces zorgt ervoor dat vertrouwelijke gegevens niet toegankelijk zijn voor onbevoegden, wat een belangrijk onderdeel is van de bescherming van gevoelige bedrijfsinformatie en persoonlijke gegevens. Dit vermindert het risico op datalekken, onrechtmatig gebruik van (persoons)gegevens en cybercriminaliteit.
• Kostenbesparing: Het verwijderen van verouderde of onnodige documenten helpt bij het vrijmaken van opslagcapaciteit binnen de software. Dit zorgt voor efficiënter databeheer en lagere kosten voor het opslaan van overbodige gegevens. Mogelijkse besparingen zijn dus: hosten en beheren, licenties en onderhoud, administratieve last, etc.
• Risicobeheer: Door gegevens op het juiste moment te vernietigen, kunnen bedrijven risico's zoals reputatieschade, onrechtmatig gebruik van data en onnodige juridische complicaties minimaliseren.
• Beter beheer van informatie: Bij een grotere hoeveelheid informatie kost het een medewerker veel meer moeite en tijd om de juiste informatie te vinden. Door informatie te vernietigen die niet meer bewaard moet worden, en dus overbodig is, heb je meer grip op je informatie.

Voor welke sectoren en toepassingen kan het vernietigingsproces interessant zijn?

Zowel in de publieke als privésector is dit proces van essentieel belang.

• In Nederland speelt bijvoorbeeld het vernietigingsproces bij het Nationaal Archief Nederland een cruciale rol in het beheer van overheidsinformatie en -documenten. Dit proces wordt zorgvuldig uitgevoerd volgens de regels en voorschriften van de Nederlandse archiefwetgeving, met als doel om de juiste balans te vinden tussen het bewaren van waardevolle historische documenten en het vernietigen van overbodige of verouderde gegevens.
• Voor de Vlaamse Overheid heeft Zeticon voor Het Digitaal Archief een custom vernietigingsflow geïmplementeerd, aangepast aan Vlaamse regelgeving.
• Gezondheidszorg: Het vernietigen van medische dossiers op een veilige manier om aan privacyregelgeving te voldoen (zoals HIPAA in de VS of AVG in de EU).
• Financiële sector: Vernietiging van financiële gegevens om te voldoen aan wettelijke bewaartermijnen en het beschermen van klantinformatie.
• HR: Het vernietigen van oude personeelsdossiers volgens de wettelijke vereisten om de privacy van werknemers te beschermen.

Denk ook maar aan toepassingen zoals application retirement. Je maakt kosten voor licenties en onderhoud van informatiesystemen en back-ups waarop digitale informatie staat die vernietigd had moeten zijn.

Hoe werkt het vernietigingsproces in ons platform?

In ons intelligent informatiemanagement- en archiveringsplatform kunnen vooraf gedefinieerde beheersregels ingesteld worden voor (middel)lange termijn dossiers en documenten.

• Een volledig, geautomatiseerd vernietigingsproces
  Dankzij het flexibel metadatamodel kunnen beheersregels in de metadata opgenomen worden en worden desbetreffende dossiers en documenten via een geautomatiseerd proces vernietigd. Dankzij een slimme plug-in die de rekenregel vastlegt, is het mogelijk om klantspecifieke data in te stellen waarop een document of dossier vernietigd moet worden.Bij het vernietigen zal ons platform op de voorziene vernietigingsdatum de status van de objecten automatisch wijzigen en zullen de representaties (effectieve bestanden) definitief verwijderd worden uit het systeem. De metadata is wel nog steeds zichtbaar.

• Volledige tracking van het vernietigd dossier of document
  De datum waarop deze actie uitgevoerd wordt, wordt in de metadata van het object opgenomen zodat men op ieder moment kan zien wanneer een document of object niet meer beschikbaar is. Daarnaast wordt de verantwoording voor vernietiging steeds bewaard in ons platform.

• Een evaluatieflow voor het vernietigen
  Het is bovendien mogelijk om in te stellen of de vernietiging van het document/dossier meteen moet uitgevoerd worden volgens de voorziene vernietigingsdatum of dat de vernietiging pas uitgevoerd mag worden na goedkeuring van de gebruiker. Dit is handig in situaties wanneer er volgens bepaalde regels meerdere personen hun goedkeuring moeten geven voor vernietiging. Op deze manier bouw je ook een extra controle in, zodat informatie niet ten onrechte wordt vernietigd.

• Een proces op basis van de noden en behoeftes van iedere klant
  Het vernietigingsproces is uiteraard anders voor ieder van onze klanten. Voor we het vernietigingsflow activeren zitten we eerst samen met onze klanten om de gewenste flow en beheersregels uitgebreid te bespreken.

Het verschil tussen documenten in archieffase en vernietigingsfase

Last but not least, is het belangrijk om vooraf te bepalen welke dossiers en documenten gearchiveerd moeten worden en welke vernietigd moeten worden. Binnen Zeticon hanteren we de volgende definitie:

• Gearchiveerde objecten: deze zijn niet langer relevant voor publicatie (naast de andere objecten), maar wel nog cruciaal om in bewaring te houden.
• Objecten om te vernietigen: objecten die niet langer in bewaring moeten gehouden worden, en ook niet langer raadpleegbaar zijn.

In ons platform voorzien we ook de mogelijkheid om objecten te archiveren in plaats volledig te vernietigen.

Conclusie

Een goed ingericht vernietigingsproces binnen een archiveringssoftware oplossing is cruciaal om aan wettelijke vereisten te voldoen, vertrouwelijkheid te waarborgen, opslag te optimaliseren en bedrijfsrisico's te beperken. Dit geldt vooral in gereguleerde sectoren zoals de publieke sector, gezondheidszorg, financiën en juridische diensten.