De 5 voordelen van automatische documentarchivering
Overheidsdocumenten, jaarrekeningen, auditrapporten, schadedossiers,…: we hoeven je niet te vertellen dat voor deze documenten en dit type informatie verschillende wetgevingen van kracht zijn. Wettelijk gezien moet je deze informatie bewaren, maar dat wil niet zeggen dat alles eindeloos actief moet blijven in je systemen. Binnen organisaties wordt er daarom vaak via lijsten of ingewikkelde zoekopdrachten nagegaan welke documenten overbodig zijn geworden en klaar zijn voor het archief. Dit handmatige proces is tijdrovend, vergroot de kans op fouten en staat ook niet bovenaan de lange to-do lijst van medewerkers. Of erger nog: soms wordt er helemaal niet gearchiveerd. Bovendien dreigen er veiligheidsrisico’s wanneer organisaties onzorgvuldig archiveren.
Met onze module voor lange termijn archivering hou je grip op je informatiestromen en zeg je het handmatig archiveren voorgoed vaarwel. We ondersteunen je niet alleen in de informatie te blijven bewaren wanneer dat nodig is, maar zorgen er ook voor dat je digitale omgeving overzichtelijk, veilig en werkbaar blijft dankzij het automatisch opschonen en archiveren van je documenten.
Zo werkt de automatische archivering
Het archiveren van je digitale bedrijfsinformatie ging nog nooit zo vlot: stel bewaartermijn in voor je documenten en het systeem doet de rest. Eens de geplande bewaartermijn is bereikt, zal het systeem je documenten automatisch archiveren. Je leest het goed: geen handmatige controles, geen vergeten deadlines en niet langer een overvol en onoverzichtelijk systeem.
Voor wie is de archiveringsmodule?
De automatische archivering is inzetbaar in verschillende sectoren en organisaties. Enkele voorbeelden:
- Overheden en publieke organisaties die te maken hebben met wettelijke archiverings- en vernietigingsregels zoals de archiefwet in Nederland en deze zonder handmatig werk willen toepassen.
- Organisaties met compliance-verplichtingen: Bewaar contracten, financiële documenten of HR-dossiers niet langer dan nodig door tijdige en rechtmatige automatische archivering.
- Bedrijven die persoonsgegevens beheren: Werk GDPR en AVG-conform door de informatie in je e-depot of beeldbank automatisch te archiveren op het einde van de wettelijke bewaartermijn.
De 5 voordelen van automatische archivering
- Naleving zonder overhead: Het systeem past de bewaartermijnen automatisch toe. Documenten worden op het juiste moment gearchiveerd, zonder dat je medewerkers dit handmatig moeten controleren of uitvoeren.
- Geen ballast van verouderde of irrelevante data: overbodige informatie verhuist automatisch na de ingestelde bewaartermijn naar het archief. Zo garanderen we dat je medewerkers werken met actuele, relevante informatie.
- Hou GDPR en AVG-risico’s onder controle: Persoonsgegevens die langer bewaard worden dan nodig vormen een risico. Automatische documentenarchivering zorgt ervoor dat gegevens niet langer actief toegankelijk zijn dan wettelijk vereist.
- Chaos maakt plaats voor structuur: Je informatie blijft beschikbaar voor de personen met toegang tot de archieffase. Zo kunnen zij te allen tijde de gearchiveerde documenten, beelden en ander materiaal blijven raadplegen.
- Volledige controle en transparantie: dankzij de audittrail behoud je inzicht in wanneer documenten gearchiveerd werden. Het systeem houdt bij welke acties zijn uitgevoerd, zo kan jij ook achteraf aantonen dat je bedrijf conform het geldende wettelijk kader handelt.
Conclusie
Handmatig archiveren kost tijd, vergroot de kans op fouten en leidt vaak tot systemen vol verouderde informatie. Automatische documentenarchivering lost deze problemen op en geeft je medewerkers de ruimte om zich te concentreren op hun kerntaken.
De module voor lange termijn archivering integreert naadloos in je bestaande workflows: jij stelt de regels in, het systeem voert ze uit.
