Case Hogeschool Utrecht

Ready to manage media

Redd f PT Rzqc h1r4 unsplash
Back to overview
  • Client
  • Hogeschool Utrecht
  • Problem
  • Need to find a central platform to store, archive and make everything accessible to students and staff
  • Solution
  • A sustainable MAM system

With the increasing need for video in Hogeschool Utrecht (HU), it was important to find a central platform to store, archive and make everything accessible to students and staff. Zeticon, in partnership with HU, implemented a DAM (Digital Asset Management) and e-Depot system so students and professors could quickly store, retrieve, view and evaluate a rich variety of audiovisual material and documents. After a thorough and in-depth selection procedure, Mediahaven proved to be the ideal solution for HU to serve as an underlying platform for storing the media material used in classes, exams and documents throughout students' careers at HU. Initially, HU was only looking for a MAM (Media Asset Management) system, but very quickly realised that MediaHaven could be used for more than just MAM.

AHOVOKS LOGO test 0
A school career full of documents

As soon as a student enrols in a college or university, all files are stored or archived during his/her entire learning career. Some of these files also need to be kept for a longer period of time after the student's career. Of course, this was already the case for Utrecht University, but because this involves a large amount of files, the university decided to put out a tender. Zeticon and its platform MediaHaven were chosen as partners and solutions. The focus was on how MediaHaven could serve as a central archiving platform and on the openness of the platform, so that seamless links to the HU's other applications could be implemented.

Aanpak

Om AHOVOKS in hun beleid rond informatiebeheer te ondersteunen hanteerde Zeticon een projectmatige, holistische aanpak waarbij verschillende kerndoelstellingen centraal staan. Hierbij wordt een overzichtelijk stappenplan opgezet:

Informatiebeheer brainstorm
Increasing importance of video through blended learning

In addition to the ever-growing volume of documents per student, Utrecht University of Applied Sciences also realised that the use of video would only increase in the coming years. One of the reasons for this development is the further expansion of the 'blended learning' concept. Blended learning means that the student can combine campus education and e-learning. This makes the importance of a central system for storage, archiving, metadata, access management, and workflow automation of learning materials increasingly important. An additional requirement is of course that the manageability and security of the media must be guaranteed.

Het resultaat

Er werd een efficiënte SharePoint omgeving opgezet en volledig uitgewerkt voor één pilootproces van de afdeling Hoger en Volwassenonderwijs van AHOVOKS. Dankzij de nieuwe architectuur kunnen de verschillende teams beter samenwerken. Er kunnen vlekkeloos bestanden gedeeld, bewerkt en terugvonden worden.

Voordien werden niet alle mogelijkheden van SharePoint ten volle benut, wat een vlotte samenwerking aan documenten niet bevorderde. Een succesvolle implementatie vergt een integrale aanpak. Door een nieuwe doordachte structuur voor de SharePoint van het pilootproces, kan de informatie beter gecontextualiseerd en teruggevonden worden. Dit zorgt ervoor dat het laagdrempeliger is voor de gebruikers om ermee aan de slag te gaan.

De consultancy die we hebben aangeboden was enkel voor de teams die werkten aan het gekozen pilootproces en de informatiebeheerders van de afdeling. Het doel is dat zij nu deze kennis intern zullen delen zodanig dat de andere processen van de afdeling op dezelfde manier aangepakt worden en dan ook worden toegevoegd aan de opgezette SharePointomgeving. We zorgen er dus voor dat gedurende dit traject er een maximale kennisdeling mogelijk is.

Het interne team van AHOVOKS beschikt nu over de nodig kennis, kapstokken en methodes om het project nadien te kunnen uitrollen voor de volledige afdeling. Om dit eenvoudiger te maken heeft het Zeticon team een draaiboek opgesteld. Hierin wordt in heldere stappen de werkwijze toegelicht zodat de klant steeds een houvast heeft bij de volgende stappen die ze ondernemen.

Door de nauwe samenwerking van begin tot eind en de input van verschillende teams en verantwoordelijken zal de nieuwe werkwijze ook duurzaam ondersteund worden binnen de hele afdeling van het agentschap.

Ons team staat voor je klaar om je informatiebeheer te analyseren en samen een stappenplan op maat uit te werken.
Wil je ook graag een duidelijker inzicht in je informatieprocessen?
References

These companies are already using our services

Follow in their footsteps and save time, money and energy.

Agustin gaute b Sh DA Al PL Kc
Waregem
Unknown
Vrt
Stad gent logo
Logo opera ballet vlaanderen
Logo health house
Firestone logo
Logo oostvlaanderen 1024x198
Logo vlaamse overheid
Logo flexfurn
Logo stad kortrijk
Jdn logo
Logo roularta
Gemeente koksijde logo
Logo kom op tegen kanker
Logo wit gele kruis
Logo zwevegem
Logo merelbeke
Logo beringen
Logo gemeente beernem
UA logo
Logo Mee Moo
Logo kazerne dossin
Logo fronte
Belspo logo
Stad Brugge CMYK zonder Base
Logo ardo 2

Is your organisation next in line?

Together we find the right solution to your questions

Contact us